Faktureringsmetoden

Faktureringsmetoden är en term som beskriver hur bokföringen går till i lite större bolag.

Vad innebär Faktureringsmetoden?

Det innebär att du bokför på ett mer korrekt sätt ur ett redovisningsperspektiv. Här är det fakturadatum som styr i vilken period moms, kostnader och intäkter hör hemma.

Kort svar på vad som gäller för momsen i praktiken: Du har rätt att bokföra momsen i den period det är (dagens datum) när du får en leverantörsfaktura med posten eller det datum du verkligen skapar fakturan till kund. Du kan alltså bokföra en sent inkommen faktura i februari även om fakturadatum är i januari. Momsen blir då redovisad för februari och inte januari och detta är alltså helt ok. Punkt slut.

När du skapar en faktura till kund så är det fakturadatumet du skriver på fakturan som anger när intäkten skapas i ditt bolag. Du får alltså en intäkt så fort du har bokfört din faktura och fakturerat kund. På samma sätt är det med leverantörsfakturor. Du bokför fakturan och det är fakturadatum som styr i vilken period utgiften uppkommer vilket ofta är samma period som kostnaden uppkommer i din bokföring. Men en kostnad är en periodiserad utgift som uppstår när något förbrukas. Därför kan kostnader för t.ex. hyra behöva periodiseras så att en kostnad bokförs varje månad under det kommande kvartalet som fakturan avser. Men momsen tas i den period fakturadatum anger. Detta gäller så långt det är möjligt.

Faktureringsmetoden i praktisk bokföring

Gör man månadsbokslut och stänger perioderna ganska snabbt efter månadsskiftet hinner ibland alla fakturor inte registreras i aktuell period. Dessa bokförs då i nästa period/månad och det gör att momsen också blir registrerad i en senare månad och kommer med i en senare momsdeklaration. För att det ska fungera smidigt i verkligheten och i alla bokföringsprogram bör du därför ange fakturadatum för sent inbokade fakturor som den första dagen i den nya perioden. Fakturadatum 2016-01-28 blir då registrerad som 2016-02-01. Mer avancerade bokföringssystem (SAP etc) kan ha möjlighet att skapa momsdeklarationer och rapporter baserat på "allt som registrerats i februari" (posting date/registreringsdatum) medan enklare endast sorterar fram urvalet på fakturadatum. Den som jobbar på större multinationella företag kan därför behöva styra kostnader och bokningar genom att justera registreringsdatum/posting date så att det hamnar i den period man vill. Det är därför säkrast att hantera sena fakturor med det praktiska tricket att ändra fakturadatum eller registreringsdatum i bokföringsprogrammet till det som är mest lämpligt i praktiken eller i förhållande till budget. Detta skapar ofta konflikter, förvirring och diskussioner bland redovisingsekonomer, ekonomiassistenter, chefer och attestanter. Rådet till alla som stöter på detta problem är: Bokför kostnad, intäkt och moms i den period/månad de hör hemma -så långt det är möjligt. Övriga fakturor och bokföringsunderlag får man boka in på nästkommande period så snart det är möjligt. Vissa bokningar får man acceptera att man får hantera med en "ad hoc" rutin för att det ska fungera i verkligheten. I verkligheten måste man vara pragmatisk.

Det flesta erfarna revisorer, chefer och redovisningsansvariga har full förståelse för detta och man har också förändrat lagar, regler, tolkningar, rekommendationer och vedertagen praxis för att det ska vara lagligt och möjligt att bokföra korrekt i verkligheten, mer om detta längre ned i artikeln.

Faktureringsmetoden vs Kontantmetoden

Faktureringsmetoden innebär lite mer administration eftersom du bokför fakturan både när du får den och när du betalar den. Med Kontantmetoden bokför du bara en gång, när du betalar eller får in pengar på ditt konto, men då hamnar både kostnader och moms lite fel tidsmässigt, så därför får bara mindre företag använda det (enskilda firmor som omsätter mindre än 3 miljoner per år och som använder Kontantmetoden för sin bokföring). Aktiebolag bör alltid välja faktureringsmetoden.

Tänk på att du inte kan byta till kontantmetoden om du börjat bokföra med faktureringsmetoden.

Problem med fakturadatum och periodbrytningar

Rent teoretiskt bör både kostnaden och momsen registreras i den period som fakturadatumet anger. Både för leverantörsfakturor och kundfakturor.

För fakturor till kund är det lätt eftersom man bokför moms och intäkt samma dag som man skapar fakturan (fakturadatum).

För leverantörsfakturor blir det lite struligare. I praktiken fungerar inte fakturadatumregeln fullt ut. Eftersom det kan ta flera dagar eller t.o.m. veckor för en faktura att komma till ditt företag (från utländska leverantörer) kan man först bokföra momsen och kostnaden när man fått fakturan. Fakturadatumet kan vara 2016-03-28 men fakturan dimper ned i din brevlåda först 2016-04-03. I detta fall är det oftast inget problem eftersom du registrerar kostnad och moms baserat på fakturadatumet du skriver in i bokföringsprogrammet. När du kör momsrapporten för mars eller kvartal 1 kommer den fakturan med i rätt period för momsdeklarationen. Det är därför man, normalt, inte stänger tidigare period redan dag 1 på den nya månaden/perioden. Man måste ha lite svängrum att boka in eftersläpande fakturor i den tidigare perioden. Därför kanske man stänger perioden mars först den 14:e april. Vissa företag har dock hårda och tighta stängningar av perioder bara någon eller några dagar in på den nya månaden, detta ställer till problem för redovisningsekonomer och de som jobbar med leverantörsreskontra. Du som har eget företag kan naturligtvis styra periodstängningarna och boksluten mycket smidigare bara du vet vilka regler som verkligen gäller. Det finns mycket osäkerhet och förvirring kring det här med kostnader och moms och vilka perioder de ska bokföras i.

Problem med sena fakturor från utlandet

På större företag och på småföretag med mycket internationella kontakter kan det dröja länge innan en faktura kommer fram med posten, speciellt om de är skickade med billigaste ekonomiportot, då de ofta skickas med båtar. Det kan ta veckor eller t.o.m. månader att få fakturor från andra sidan jorden. Du kanske får en faktura från en leverantör i Asien med fakturadatum 2016-03-25, men fakturan ankommer till företaget först 2016-05-13, för att den åkt med i en postkontainer på ett fraktfartyg. På större företag är det också ofta problem med långa attestkedjor med 3-4 chefer som ska attestera fakturan innan den slutgiltigt blir bokförd. Har man då inte en fungerande rutin med ankomstregistrering av fakturor (så att momsen tas upp och registreras direkt när fakturan kommer) får man hela tiden problem med moms och kostnader i fel period.

Allt för ofta delar receptionister ut fakturor direkt till respektive chefer utan att de ankomstregistreras. Ibland måste de dessutom göra detta eftersom den hårda postlagen gör att brev adresserade till en specifik person inte får öppnas av någon annan:

"8 § Den som olovligen bereder sig tillgång till ett meddelande,
som ett post- eller telebefordringsföretag förmedlar som
postförsändelse eller i ett elektroniskt kommunikationsnät,
döms för brytande av post- eller telehemlighet till böter eller
fängelse i högst två år. Lag (2012:280)."

På vanlig svenska betyder den paragrafen att det är olagligt att öppna post som är skickad till en specifik person enligt 4 kap. 8§ i brottsbalken. Brottet kallas "brytande av posthemlighet" och kan ge så mycket som 2 års fängelse (!)

Den som har hand om ekonomi och bokföring vet då inte att en faktura kommit förens den lämnas in (ofta för sent) till ekonomiansvarig/ekonomiavdelning. Här finns det alltså också problem med hur leverantörer adresserar och ställer ut fakturor som ställer till problem för den som jobbar med leverantörsreskontra. Fakturor ska alltid ställas ut till företaget i första hand och sedan aktuell chef/ansvarig person i andra hand så att receptionisten och redovisningsekonomen får öppna brevet och ankomstregistrera fakturan innan den går ut på attestrunda.

Du kanske redan har stängt mars/kvartal 1 i ditt bokföringsprogram och momsen har redan bokförts, summerats och rapporterats den 12:e maj som är deadline för momsdeklarationen. Ännu värre om du har ett företag med omsättning över 40 miljoner, då skulle momsen vara bokförd och deklarerad redan 26:e april. Sedan kommer den där fakturan med fakturadatum i mars och du har ett klassiskt moment 22 läge..

Det är därför omöjligt att bokföra moms och kostnad i teoretiskt korrekt period (mars).

Dessa problem är vanligt förekommande på större organisationer och företag med ogenomtänkt struktur och organisation, men det kan också bero på ständiga omorganisationer som är lite av en modetrend i dagens samhälle. Ofta tar den nytillsatte chefen slentrianmässigt till en omorganisation för att visa handlingskraft eller för att sätta sin egen prägel på organisationen. Det används också flitigt av dåliga och inkompetenta ledare och chefer som en metod att dölja sin inkompetens. Så länge man ständigt befinner sig i en omorganisation syns det inte lika tydligt hur klantig chefen egentligen är på det löpande arbetet. Allt kan ursäktas med att "det är omorganisation nu så..".

Skatteverket anser i dessa fall att man bör lämna in en ny och rättad momsdeklaration vilket är väldigt struligt när man redan stängt tidigare perioder. I praktiken gör därför många företag så att man bokför kostnad och moms i den period fakturan blir bokförd i praktiken, alltså enligt det datum det är när du/redovisningsekonomen får fakturan i handen. På större/multinationella företag styrs därför fakturorna in i respektive period enligt "posting date". Detta gör att momsen och kostnaden ibland hamnar i en senare månad eller period än vad som är teoretiskt korrekt. Så här fungerar bokföring i praktiken. Moms och kostnad blir ändå korrekt sett på helåret när man summerar helåret och gör årsbokslut. Nitiska paragrafryttare får i dessa fall helt enkelt böja sig för hur verkligheten fungerar. Därför har man också lagligt stöd för detta:

Bokföringen av intäkter och kostnader får försenas tills dess att en faktura verkligen utfärdats (kundfaktura) eller tills dess att en faktura faktiskt mottagits i verkligheten (leverantörsfaktura).

"2 § andra stycket BFL hade till syfte att möjliggöra samordning mellan tidpunkterna för bokföringen och redovisningen av momsen. Huvudregeln är fortfarande att affärshändelserna ska bokföras så snart det kan ske. I den nya normgivningen får däremot bokföring av icke kontanta in- och utbetalningar ske 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade."

DU HAR ALLTSÅ RÄTT ATT BOKFÖRA LEVERANTÖRSFAKTUROR I EN SENARE PERIOD ÄN VAD FAKTURADATUM ANGER. -Det är många som inte vet eller förstår detta faktum. Både handläggare på Skatteverket och Revisorer, men kanske framför allt nyexaminerade ekonomer, har ofta inte koll på detta utan ser fakturadatum som en naturlag som under inga som helst omständigheter får brytas -vilket kan göra livet riktigt surt för personer som jobbar med leverantösreskontra. Jag har själv erfarenhet av detta då jag jobbat under många olika chefer med varierande kunskap och förståelse för hur verkligheten fungerar och vad som faktiskt gäller enligt lag och praxis.

Du måste använda Faktureringsmetoden för din bokföring om nettoomsättningen kommer över 3 miljoner kronor (alltså försäljningen utan moms).

Se även: