Bokio - Framtidens bokföringsprogram



Bokio. Recension av bokföringsprogrammet Bokio

Nytt lovande bokföringsprogram

Bokio är precis som Promikbook Göteborgsbaserat. Man ligger helt klart i framkant i den staden när det gäller att utveckla framtidens bokföringsprogram. Det är helt gratis i grundutförandet och det har i den formen egentligen alla funktioner man behöver, men sedan kan man köpa till premiumtjänster och support. Faktureringsmodulen är gratis i Bokio precis som derby konkurrenten Promikbook. En annan punkt där man sneglat på varandra är möjligheten att skicka fakturor som skapas i programmet med vanlig post mot en avgift. Support ger man under september - maj inom 24 timmar, men under juni-augusti kan man få vänta upp till 48 timmar. En punkt där Bokio skiljer ut sig från mängden är funktionen att lägga till bilder, pdf och bokföringsunderlag till verifikationerna även i gratisversionen. Idag finns inte flera nivåer eller olika typer av prenumerationer som hos konkurrenterna utan man har ett komplett program helt gratis.

Orkar du inte läsa all den här texten så finns en sammanfattning och ett komprimerat omdöme av Bokio längst ned i artikeln.

Den här recensionen av Bokio är väldigt lång och detaljerad för att jag själv seriöst överväger ett byte till det här bokföringsprogrammet om man verkligen lyckas implementera ambitionen med programmet att helt kunna automatisera bokföringen. Den funktionalitet Bokio erbjuder gratis med möjlighet att bifoga fakturor och underlag samt att kunna fakturera via programmet och få det bokfört automatiskt gör det högintressant. Men jag vet också att det är minst sagt en utmaning att få detta att fungera i praktiken. Därför har jag gjort ett djupgående test av hela systemet även på detaljnivå.

Vilka är Bokio?

Bokio ser sig själva som:

"designers, kodare, ekonomer, kreatörer och entreprenörer som tillsammans skapar något nytt för Sveriges alla företagare."

Man fick också pris i augusti 2015 för just design och användarupplevelse i form av UX Design Award

Automatiserad bokföring med Bokio

Bokio bokföringsprogram

Man har också fått pengar från Vinnova för att genomföra ett projekt för att undersöka möjligheten att bygga en AI-motor för att helt automatisera bokföringen. Detta innebär alltså att programmet själv läser fakturor och kvitton, tolkar text och siffror och sedan omvandlar detta till bokföringsdata och konteringar som på sikt ska bli helt automatiserat.

Tänk dig det när du bara tar en bild med mobilen på kvittot och det bokförs automatiskt i bokföringsprogrammet! 

Nu har man en bra bit kvar innan bokföringen är helt automatiserat men systemet ser lovande ut men i nuläget skiljer sig inte programmet speciellt mycket från de som redan finns på marknaden. Automatiseringen som idag finns i Bokio bygger på fördefinierade mallar som många andra program också har i olika utföranden och varianter. Det stora steget kommer när man lyckas läsa fakturor och kvitton och bokföra dessa automatiskt. Då kommer man förändra hela marknaden. Den tjänsten kommer nog förmodligen kosta pengar förstås.

Själva tanken är inte revolutionerande och tekniken finns redan i olika former. Större organisationer har redan idag system som läser text och siffror från scannade fakturor och autokonterar detta i t.ex. SAP och sedan sitter någon stackare (människa) och klickar OK på tusentals verifikationer som en form av manuell granskning. Har själv testat exakt den rollen hos Postens leverantörsreskontraavdelning i Umeå, det var väl ett helt decennium sen nu. Man drabbades snabbt av "Boreout syndrom". Att Posten var mitt inne i ännu en av deras ständigt återkommande omorganisationer gjorde inte saken roligare. Men Posten var tidigt ute med att försöka automatisera bokföringen. Inte lika kul för ekonomerna dock. Att klicka OK hela dagen på hundratals konteringar - 50 elfakturor i rad och sånt - än värre än jänkarnas skendränkningstortyr. Men det var i alla fall värdefullt att få ett smakprov av bokföringssystemet SAP och konkret erfarenhet av att se hur automatisk bokföring skulle kunna gå till i praktiken, inte minst utmaningarna med att få tekniken att fungera. Men man fuskade lite på den tiden eftersom Posten hade tusentals fakturor från samma leverantör t.ex. Vattenfall kunde man skapa mallar för varje leverantör där scanningssystemet plockade ut belopp inom ett mycket avgränsat område på en faktura, exakt samma ställe varje gång. Det Bokio försöker göra är en generell tolkningsmotor som ska kunna förstå alla möjliga typer av fakturor och layouter - det är betydligt svårare, nästan omöjligt skulle jag säga. Här har människan fortfarande ett enormt försprång jämfört med en dator.

Momsen kommer bli ett problem

Nu har tiden blivit mogen för att denna typ av lösningar ska bli tillgängliga även för småföretagare tycker Bokio. Men jag förstår den problematik som Bokio har framför sig innan systemet verkligen fungerar. Speciellt att hantera moms korrekt i alla möjliga typer av situationer kommer bli en utmaning, minst sagt. Det är svårt att automatisera något som bygger på godtyckliga tolkningar, avsaknade definitioner och ibland helt ologiska regler och praxis. Att automatisera kräver tydliga och klara regler, något momsområdet i många fall saknar..

Hur tjänar Bokio pengar på att sälja ett program gratis?

Du kommer alltid kunna bokföra gratis med Bokio men vill du få bokföringen gjord automatiskt får man nog köpa till den tjänsten. Så ser antagligen den verkliga affärsidén ut bakom kulisserna - och då kommer man kunna tjäna pengar. Vem är inte beredd att betala en slant för att slippa bokföra? Precis.

I dagsläget är Bokio helt reklamfritt och man frågar sig hur de ska bli lönsamma och göra vinst när man säljer Bokföringsprogram, Faktureringsprogram och Löneprogram gratis? Man tänker sälja lite kringtjänster som försäkringar och pensionslösningar, factoringtjänster etc via sina samarbetspartners Fakturino och Söderberg & Partners. Man får nog se det hela i ett större perspektiv eftersom Bokio ligger under Nordiska Interaktionsbyrån AB med stark koppling till bilindustrin. Man tänker helt enkelt ta kunskapen från utvecklingen av interaktiva lösningar i bilbranschen in i bokföringens värld. Med andra ord vill man införa löpande bandet principen på bokföringsområdet och på sikt göra bokföringsarbetet mer eller mindre helt automatiserat. Här finns alltså en uppstickare som gör att konkurrenterna får se upp i framtiden. Även redovisningsekonomer får fundera på sin roll framöver när allt mer av själva bokföringsarbetet kommer göras automatiskt av datorer och program. Det kommer inte finnas samma behov av ekonomiassistenter i framtiden för att mata in och tillverka själva bokföringen.

Bokio är starkt förknippat med Mac men deras onlinesystem kan idag användas av vem som helst och programmet fungerar i alla de stora webbläsarna som Safari, Firefox och Opera. Microsoft-whatevers surfbrädor testades inte eftersom de bara fungerar i Windows och Momsens.se har som krav på bokföringsprogram att de ska vara plattformsoberoende och fungera på både Mac och PC och även mobila enheter. Att då testa ett program i en webbläsare som bara finns i en miljö är därför överflödigt. Ett test med Chrome på iPhone 6 Plus visar att även momsrapporterna är mobilanpassade trots att de ser ut precis som Skatteverkets formulär har man lyckats dela upp det i ett Top-Down format för mobil skärm vilket man blir lite impad av, här är det någon som faktiskt tänkt till i layout och design.

Mobiltestet visar också att det är fullt möjligt att bokföra på språng med Bokio. Perfekt för den som pendlar eller sitter av tiden på något meningslöst mötesmaraton. I Safari på iPhone 4 får gränssnittet lite skavanker främst på grund av den lilla skärmen, på iPhone 6 fungerar det helt ok. Det kan vara värt att nämna att den allt populärare webbläsaren Puffin inte fungerar riktigt bra med Bokio. Det finns i skrivande stund ingen riktig app för mobilen utan man får helt enkelt använda mobilversionen av webbsidan vilket fungerar helt ok. Men en riktig app är på G det har jag sett på Bokios Facebook sida.

Kan man importera banktransaktioner i Bokio?

Man har idag inte stöd för direktimport av transaktionsdata från banken men man kan kopiera in kontoutdragen via något som kallas Bokio Rescue. Det är en funktion som gör att du kan klippa och klistra händelserna i ditt kontoutdrag hos banken och sedan tolkar Bokio Rescue den informationen och ger förslag på vad varje transaktion kan tänkas vara. Man har alltså så vitt jag förstår inget stöd för import av CSV-filer eller liknande av kontoutdragen, men nu tänker jag också lite traditionellt. Bokio använder ett helt nytt sätt att läsa bankinformationen på som om det var en fakturabild som tolkas, därför behövs antagligen ingen traditionell fil-import-funktion. Nu hittar jag inget alternativ för Bokio Rescue som jag kan testa så jag vet inte hur bra det fungerar, det kanske är en betaltjänst?

Smarta funktioner i Bokio

En smart funktion är att man i datumfältet för bokföring av verifikation kan skriva “feb 20”, “idag” eller ännu bättre bara “nu” så slipper man hålla på och manuellt fixa med 2016-02-13 med bindestreck osv, smart funktion som fler program borde ta efter!

En annan bra funktion hittar man i fönstret “Sammanfattning” där man direkt får se hur mycket moms man ska betala eller få igen.

Det ska enligt FAQ-sidan på Bokios hemsida finnas en “Panik-knapp” som man kan trycka på och få hjälp med bokföringen mot en avgift. Den knappen kunde inte hittas när Momsens.se testade Bokio.

Man kan inte lägga till egna konton i kontoplanen utan man får hålla sig helt till BAS eftersom Bokio satsar på att helt automatisera bokföringsprocessen. Det kräver stenhård standardisering. All internationell handel kommer alltså hamna på varsitt BAS-konto och klumpas ihop. Man offrar alltså detaljuppdelning till fördel för automatisering.

Men den smartaste grejen av allt med Bokio är att man kan ladda upp en bild eller pdf av ett kvitto eller en faktura och sedan läser programmet automatiskt in belopp och datum och hela skiten så det nästan är bara att klicka "Bokför". Klick and Play helt enkelt. Men man har inte riktigt nått ända fram med tekniken ännu.

Autokontering och inläsning av fakturor i Bokio

Nu är det dags att testa den mest utmärkande lösningen som Bokio har och som gör programmet unikt på marknaden - Tolkning av fakturabilder och underlag och inläsning av belopp från fakturor i pdf-format. Det här är sexigt och coolt. Det är som att testa bokföringens Ferrari när man är van att köra Volvo 240. Men hur klarar Bokio egentligen av uppgiften? Jag som är lite insatt vet hur svårt det är att plocka ut rätt siffror från alla möjliga uppställningar och format som en faktura kan ha. Men nu är det 2016 och den artificiella intelligensen och beräkningskapaciten har nått nya höjder. Är det verkligen möjligt att få till en fungerande fakturascannings-tolknings-autobokningslösning idag? 

Eftersom jag älskar ironi var jag givetvis tvungen att testa Bokio med en faktura från Speedledger det första jag gör. Ja det är nördigt men kul det måste ni hålla med om. Så här gick det:

Scanning av Speedledger faktura till Bokio

Autokontering med bokio bokföringsprogram

1. Jag klickar på Bokför och sedan PDF som alternativ för inmatningsfil.

 

Inläsning och tolkning av fakturor och biler med Bokio bokföringssystem.

2. Jag blir impad när Bokio identifierar rätt fakturabelopp att betala men inte speciellt förvånad att den plockar fel fakturadatum. Nu var jag lite elak som tog Speedledgers faktura som exempel eftersom jag visste att just deras fakturor har faktura och förfallodatum mitt på sidan, vilket jag av erfarenhet vet är svårt för den här typen av scanningslösningar att fixa eftersom man "lärt" programmet att förfallodatum normalt finns på övre 1/3 eller undre 1/3 av sidan - inte i mitten!

 

Hur bra klarar Bokio av att lösa belopp och datum från fakturor och kvitton?

3. Nu tolkar alltså Bokio någon form av utskriftsdatum som betaldatum. Detta problem hanterar en människa lätt men för ett scannings- och tolkningsprogram är detta redan på överkursnivå. Ja det var lite elakt exempel men samtidigt ett utmärkt exempel på hur svårt det är att få till ett vattentätt autobokningssystem.

 

Konteringsexempel i Bokio
4. När jag sedan trycker på "Bokför" visar Bokio konteringsförslaget som man sedan får attestera (godkänna).

För bokföring av ekonomiprogram bör man egentligen använda BAS-konto 5420 (programvaror), både för prenumeration och inköp av hela offline-program. Men om du har lagt ut redovisningen (outsourcat) den till en redovisningsbyrå bör du istället använda konto 6530 (Redovisningstjänster) som i detta exempel.

Import av Criteo-faktura

Jag testar även en selfbillingfaktura från annonsnätverket Criteo (lite som Adsense). Beloppet är i Euro vilket naturligtvis är för mycket begärt att Bokio ska konvertera till SEK men den plockar i alla fall rätt belopp. Inte fy skam.

Autobokning av BoD faktura som foto

Ett foto på en faktura från BoD (Books on Demand) har den väldigt svårt att tolka. Fotot är en bild av en faktura som inte är helt plan utan det ligger som en ostbåge lite böjt och Bokio plockar leveransdatum och gör om det till beloppet som ska betalas. Det var ju IG får man säga men ändå förståeligt.

Test av svensk självfaktura från Adtraction

Sedan testar jag en svensk självfaktura från Adtraction. Provision på affiliateinkomster. Här blir jag lite besviken. Bokio läser in provisionsbeloppet som totalbelopp trots att det finns ett större belopp (4 197) i en större font och fetare still längre ner på fakturan. Här får jag lite funderingar kring algoritmen. Här borde programmet kunnat tolka att momsbeloppet inte passar med det antagna totalbeloppet på fakturan och man borde ha snurrat en iteration till för att leta efter ett större belopp som passar in tillsammans med momsbeloppet. Att algoritmen inte jobbar med par av nummer på detta sätt gör att jag misstänker att algoritmen fortfarande är lite väl primitiv och enkel. Där har vi nog en av förklaringarna till att alla funktioner är gratis. Programmet behöver många fler underlag att lära sig från och kunna dra statistiska beslut utifrån. Underlaget är antagligen för begränsat idag för att programmet ska kunna dra riktigt smarta slutsatser.

Test av utbetalningsbekräftelse från Adsense

Jag testar en utbetalningsfaktura från Adsense och markerar det som en intäkt. Där plockar Bokio upp totalbeloppet korrekt men kan ej hitta betalningsdatumet som är skrivet som 2016-jan-22.

Autobokning av bankavgifter

En bankavgiftsfaktura från Swedbank på 1,50 Kr för en inkommande utlandsbetalning plockar programmet upp korrekt i absoluta termer, men på fakturan står beloppet som -1,50 och då blir Bokio förvirrad och kan inte ta fram ett konteringsexempel. Man måste manuellt ta bort minustecknet då kan Bokio bokföra bankavgiften utan moms. Här hade jag faktiskt förväntat mig lite mer. Om ett underlag är markerat som en kostnad och programmet hittar ett belopp med minus framför ska den klara av att ignorera minustecknet innan det lägger in siffran i rutan för betalningsbelopp för kontering. Men misstanken stärks. Algoritmen är inte så avancerad ännu.

Apple utvecklaravgift

En faktura från Apple för iOS developer avgift lyckas Bokio läsa in både momsbelopp och totalbelopp korrekt ifrån men lämnar datumrutan blank.

Inläsning av kvitto som foto

Jag testar ett foto på ett kvitto där beloppet står som 1 938 Kr. En människa fattar direkt att beloppet är 1938 men Bokio tolkar mellanrummet som ett avbrott och 1 938 som två separata nummer, "1" och "938". Det här är busenkelt för en människa men jättesvårt för en dator. Ekonomiassistenterna måste nog jobba kvar ett antal år till som det ser ut..

Ferrarin saknar motor

Ferrarin såg bra ut på håll men när man satt sig i bilen saknade den motor. Lite så känns testet av Bokios fakturatolkningsfunktion. Det är en Låååååånnnnnnnnnng väg kvar att vandra för programmet innan man kan ta betalt för den här funktionen. Men kul och spännande är det och programmet kommer snabbt bli bättre, men idag är det inte tillräckligt bra på den här punkten för att kunna användas seriöst. Det måste man konstatera.

Autokontering i mobilen med Bokio

Själva programmet fungerar som det ska och det är fullt möjligt att bokföra direkt i mobilen. Där skon klämmer just nu är att tolkningsalgoritmen för foton av fakturor har klara brister. När man tar ett foto med mobilen och låter Bokio försöka extrahera rätt information hittar den ofta inga belopp alls eller tolkar datum som belopp. Är det mellanrum mellan siffrorna som det ofta är på fakturor t.ex. 5 000 Kr så tolkar Bokio detta som "5" och "000" och väljer därför ett annat belopp eller inget alls. Det är alltså en hel del jobb med att "träna systemet" innan det blir praktiskt användbart på mobilen. En scannad faktura i pdf format har Bokio mycket lättare att tolka men det är en lång väg kvar även där. Det krävs manuell handpåläggning på var och varannan faktura även i perfekt läsbart skick.

Gratis fakturering med Bokio

Faktureringsdelen är ganska basic, men man har i alla fall möjlighet att ladda upp en logo vilket man måste ha ett uppgraderat abonnemang i en del andra program för. Faktureringsmallen hanterar bara fakturor i svenska Kr, så det fungerar inte att sälja internationellt med den funktionen. Då får man göra egen faktura i Excel eller ladda ner fakturamallar här. Faktureringsfunktionen har inmatningsalternativ för SWIFT/IBAN men det kommer inte med på fakturan så utländska köpare kan ej betala. Inte ens när man väljer kryssrutan utländsk kund nere till vänster i fönstret "Redigera kund" kommer IBAN konto infon med på fakturan. Bara Bankgiro syns; man kan fylla i Plusgiro (alla säger forfarande Postgiro men det heter Plusgiro sedan 10 år..) i inställningarna men det kommer inte med på fakturan. Den delen av programmet känns väldigt ofärdig för tillfället.

Bokföring i Bokio

När du bokför i Bokio kan du köra cut 'n paste från bokföringsexemplen här på Momsens.se i de allra flesta fall. Men tänk på att du vid bokningar av handel med andra länder måste välja BAS-kontot som alltid anges i anslutning till alla bokföringsexempel, även om det i vissa fall anges ett annat specifikt konto i själva konteringstabellen. Du måste alltid välja BAS-kontot för att momsdeklarationen ska bli rätt i Bokio, du kan ej boka på egna konton eller dela upp inköp i detalj på olika kostnadskonton. Du måste t.ex. klumpa ihop all försäljning till företag i EU på ett enda konto - 3308.

Bokio på detaljnivå

Grundboken eller verifikationslistan kallas här helt enkelt för "Bokfört" vilket är enklare och lättare att förstå för den som inte är så hemma på bokföring.

Bra att man har smidig funktion för att bifoga bilder, fakturor och underlag direkt till verifikationen - gratis!

Modern bokföring i Bokio

Det finns många fördefinierade mallar som man kan söka på som gör att man kan bokföra inköp av IT-tjänst bara genom att ange datum och summa. Bokio kallar detta för “Modern bokföring” vilket är fiffigt. Debet och kredit och bokföring i 2 kolumner är egentligen helt onödigt eftersom man gjorde så för att man inte uppfunnit negativa tal under medeltiden. Det går idag att göra bokföringen betydligt smidigare och Bokio har en lösning som tar vara på den nya tekniken och vågar tänka annorlunda än “så här har man alltid gjort bokföring”.

Funktionen för egen insättning fungerar bra men för eget uttag ligger 2018 som förvalt konto när det borde vara 2013. Detta går dock boka korrekt manuellt. Rent tekniskt kan man naturligtvis hantera både in och ut bara mot 2018 även om det blir konstigt. Men då måste programmet pendla rätt mellan bokningar i debet och kredit vilket det inte gör. Man har helt enkelt skrivit in fel konto i mallen för eget uttag och bara klonat egen insättning. En så pass vanlig transaktion borde man ha verifierat och kollat mer noggrant. Speciellt då man har ett så uttalat samarbete med en riktig redovisningsbyrå. 

Det finns en kontrollfunktion om man försöker boka in i framtiden eller på ett tidigare år som inte finns. Det går inte heller att t.ex. bokföra något på räkenskapsår 2015 om det året är stängt.

Det finns en och annan liten bugg i layouten. Ibland när man klickat runt t.ex. på Räkenskapsår och sedan klickar på Bokföring igen så har alternativet "Bokför" försvunnit. Man måste då klicka på t.ex. "Sammanfattning" så dyker länken i menyn upp igen. Lite B men ok det är ett nytt program så det får man nästan förvänta sig att det finns lite sådana småbuggar.

Ingående Balanser i Bokio

Om du anger IB manuellt för konton under Inställningar/Bokföring/"Sätt första årets ingående balanser" måste du använda punkt "." ej svenska komma "," eftersom Bokio tolkar 1930:5500,50 som 550050 -Bokio ignorerar alltså komman och skapar ett 100 ggr större belopp som IB balans. Jag vet själv hur irriterande det är när man programmerar att man alltid måste skriva specialfunktioner för att hantera svenska komman i tal. Använder man bara de inbyggda beräkningsfunktionerna och inmatningsfunktionerna (engelskt format) får man alltid den här typen av problem med svenska tecknen å,ä,ö och komman.

Import i Bokio

Man kan ej söka på “import” utan måste söka på “inköp” för att hitta “inköp varor utanför EU”. Om man köpt en bok fungerar det inte eftersom momsen som ska beräknas då är 6% och Bokio förutsätter att det alltid är 25%. Importmallen är dessutom inte uppdaterad för nya reglerna från 2015 så momsdeklarationen blir fel. Bara underlaget fylls i rutan 50 men den beräknade momsen i ruta 60-62 och 48 fylls ej i. Denna typ av bokning måste man göra manuellt för att momsdeklarationen ska bli korrekt. Eftersom Bokio ej använder momskoder måste man alltid bokföra enligt BAS-kontoplanen vid inköp och försäljning utomlands, import/export, EU-handel - annars fuckar man upp momsdeklarationerna.

Bilagor i Bokio

En irriterande brist i Bokio för tillfället är att det bara går att ladda upp en bild eller en PDF för varje verifikation. Ofta kanske man har en Utbealningsspecifikation till PayPal och sedan måste man bifoga en verifikation på överföringen mellan PayPal och Bankkontot där man ser konverteringskursen och beloppet i SEK, sedan har man också en Bankgirobekräftelse där pengarna går via PayPal till BG och sedan in på företagskontot. Här behövs 3 underlag för verifikationen men det går bara bifoga ett.

Det går tyvärr inte bifoga en ZIP-fil med 3 bilder eller liknande heller, så man måste ändå skapa mappar med extra underlag på sin dator, dropbox eller iCloud eller vad man nu använder för att lagra bokföringsunderlag. Det hade naturligtvis varit mycket smidigare om man kunde bifoga alla nödvändiga dokument direkt i systemet och dumpa de fysiska underlagen i en skokartong.

Det går inte heller att bifoga TIFF-bilder som är okomprimerade och det som rekommenderas av Skatteverket. Jpg är komprimerade med förlust och även PDF har egentligen en komprimerad bild med förlust innuti, därför stöds inte det mest korrekta bildformatet för fakturabilder vilket är synd, men hur petiga Skatteverket egentligen är på denna punkt idag får väl andra bedöma.

Royalty i Bokio

En annan mall för autobokning jag sätter frågetecken på är Royalty där man fördefinierat moms på 25% när det är 6% om det verkligen är royalty. Provision har däremot 25%. Nu finns det även en mall för 6% royalty men den med 25% borde inte heta royalty utan provision. Så det finns en del av dessa barnsjukdomar i systemet men överlag är det ett helt ok program som i stort fungerar som det ska.

Försäljning utanför EU i Bokio

Sedan saknas det mallar för tjänste- och varuförsäljning utanför EU till t.ex. USA men det kommer säkert. Det är tydligt att programmet fortfarande är under utveckling men att det ändå är en helt fungerande version för de flesta bokföringsbehov man kan ha i en mindre enskild firma i alla fall.

Årsbokslut i Bokio

En splitterny funktion i programmet är Bokslut som hjälper dig att stänga året och skapa årsbokslutet. Här hittar du också funktionen för att öppna ett stängt år. Det alternativet borde finnas direkt när man går in under "Räkenskapsår" eftersom det antagligen är där folk kommer titta om dom kommer på att dom måste öppna ett tidigare år igen. 

EU-handel i Bokio

EU-handel fungerar i alla fall numera som det ska i programmet. Jag har för mig att jag testade detta programmet när jag letade efter ett bra program åt mig själv för något år sedan men att det var lite för omoget och att det var strul med momsdeklarationen, men nu ser allt ut att bli rätt ifyllt när man skapar momsrapporten. Momsdeklarationerna blir korrekta för inköp och försäljning inom EU av både varor och tjänster.

Momsrapporten i Bokio

Momsdeklarationen ser precis ut som Skatteverkets blankett vilket underlättar för dig som är grön och oerfaren. Det är lätt att föra över siffrorna till Skatteverkets blankett eller kopiera över ruta för ruta till onlineblanketten på Skatteverkets webbplats när det ser exakt likadant ut. Du kan också redigera siffrorna direkt i momsdeklarationen om du behöver ändra eller justera någon siffra. Du kanske beräknade fiktiv moms på ett bokinköp från USA med 25% momssats fast du kommer på att det borde varit 6%. Det påverkar inte RR eller BR och inte vinst eller skatt, men din momsdeklaration blir fel om du inte justerar för detta. Då kan du enkelt ändra beloppen direkt i momsdeklarationen vid rapportringstillfället. Ett problem jag stötte på var att det inte gick att spara momsdeklarationerna. Man får gärna tjuvtitta på Speedledger och införa möjligheten att spara ned momsdeklarationen som en fil (eSKD-Dtd-xml-filer) som man sedan kan ladda upp hos Skatteverket så att man slipper sitta och kopiera över varje ruta för sig när man redovisar momsen till Skatteverket.

Periodisk sammanställning i Bokio

Det kommer dock bli lite bökigt att göra den periodiska sammanställningen för er som t.ex. har Adsenseinkomster från Irland. Eftersom man måste rapportera all försäljning av tjänster till företag i EU måste man kunna sortera fram denna info på ett smidigt sätt. I Speedledger sorterar man ut verifikationer med momskod 390. Här i Bokio måste man titta i Huvudboken på konto 3308 - “Försäljning tjänster till annat EU-land”, men problemet är att man bara kan titta årsvis, ej per kvartal som man behöver. Här blir det alltså lite manuell handpåläggning i ett program som har ambitionen att göra bokföringen helt automatiserad. En ny funktion för “Periodisk sammanställning” under Momsrapport behövs nog för att detta ska fungera smidigt i Bokio.

RR och BR i Bokio

Resultaträkningen är interaktiv och man kan klicka sig fram till mer detaljerad info med fler rader. En bra layout där man ser flera år parallellt gör det enkelt att jämföra intäkter och kostnader mellan åren. Det går smidigt att växla mellan att jämföra årsvis och månadsvis. Tyvärr har Balansrapporten inte samma uppställning utan här ser man bara ett år i taget, men den layouten kan vara lämpligare just för BR i de flesta fall, men det hade gärna fått finnas ett alternativ att ställa upp tidigare år bredvid årets balansposter.

Varumärket Bokio

En annan utmaning för Bokio är just dess namn, det försvinner lite i mängden. Det finns många snarlika företagsnamn som Bokus, Bokis, Bokia, Boki, Bookis, Bokum, Boko Haram fast den sista var väl lite långsökt och terrorstämplad dessutom. De flesta av de snarlika företagen har dessutom med böcker att göra och inte bokföring, men det är i alla fall lätt att blanda ihop med Bokis bokföringsprogram.

SIE import/export i Bokio

Tack vare SIE standarden kan man enkelt överföra bokföringen mellan olika program i Sverige. I alla fall mellan program som inte använder momskoder. Ett problem jag identifierade när jag testade att exportera data från Bokio till Promikbook var att alla svenska tecken i kontonamnen fick konstiga symboler t.ex. "F+Âretagskonto / aff+ñrskonto". Nu testade jag detta på Mac iOS 10.11.3 (El Capitan) och från Bokio i Opera till Promikbook i Safari. Det har länge varit känt att Mac har extra svårt att hantera de svenska bokstäverna å,ä,ö och trots att jag bad Promikbooks importfunktion att ändra namnen på kontona enligt dess egna interna namngivning, vilket borde varit smidigt i teorin eftersom båda programmen använder BAS rakt av, blev det ändå förvrängt när jag tittar på verifikationer i Promikbook. Detta kanske inte drabbar alla men kan vara intressant för vissa användare och även utvecklarna av båda programmen att känna till och eventuellt hitta en lösning på. Konteringen överfördes dock korrekt.

Bokio omdöme

På det stora hela är Bokio helt klart ett lovande program. Lite av en bubblare på marknaden som kan bli en hit. Man är inte riktigt framme ännu och man lider av en del barnsjukdomar, som alla nya program gör oavsett område, men man har framtiden för sig och programmet är plattformsoberoende vilket är ett måste för framtidens bokföringsprogram. Man erbjuder många nyttiga funktioner och möjligheten att både Fakturera och bifoga underlag till verifikationerna i ett gratisprogram är unikt på marknaden. Till detta kommer också gratis Lönehantering. Just den modulen har jag dock svårt att bedöma själv då jag inte är expert på löner och inte kan detaljgranska hur bra eller dålig den delen av programmet verkligen är.

Det som behöver tillkomma för att det ska bli riktigt intressant är en verklig integration mot storbankerna eller i alla fall en vettig importfunktion av bankfiler (CSV-filer). Nu har Bokio ett helt nytt angreppssätt för att läsa in data i programmet genom att tolka bilder, därför är det möjligt att deras "kopiera kontoutdraget" lösning kan fungera, men baserat på hur svårt deras tolkningsalgoritm har att förstå olika former av tal idag är det nog en bit kvar och tills dess skulle det behövas en traditionell inläsningsfunktion för bankfiler. Men i en liten enskild firma kan man klara sig utan detta. Det behöver också läggas till en hel del till bokföringsmallar för alla vanliga transaktioner - även för utrikeshandel och import, så att man verkligen kan börja tala om verklig snabbokning eller autobokning. Som det är idag måste man ändå göra en hel del bokningar på traditionellt vis med Debet och Kredit. Men när det är på plats blir man en farlig utmanare för Zervant och Promikbook. Får man till en smidig bankintegration så kan man även ta upp kampen med Speedledger. Bokio är definitivt intressant för frilansare/internetföretagare och andra på språng som måste bokföra via mobilen utan ett fast kontor med traditionella pärmar.

Läs också testet av Zervant, Promikbook och Speedledger här

 

16 feb 2016

MOMS-SKATT-BOKFÖRING


Sök på Momsens:

search engine by freefind advanced


Här hittar du allt om bokföring, moms och skatter för dig som är småföretagare med enskild firma!


Hittar du inte svaret på din fråga? Använd detta kontaktformulär (ställ inte frågor i kommentarerna under artiklarna eftersom FB-plugin inte skickar notiser när nya frågor/kommentarer om bokföring och moms postas. Det är bara de som är inne på den specifika sidan som ser när någon ny bokföringsfråga skrivs in)



www.momsens.se


Momslathunden gör bokföring och momsdeklarationer busenkelt.

Ladda ner momslathunden för iPhone och iPad.
Ladda ner iPhone/iPad versionen

Ladda ner Momslathunden för Android-enheter.

Ladda hem Android-versionen


Momsens.se hjälper företagare med bokföring och skatter.


Ekonomi Länkar


Gratis Excel Mallar


Övriga Länkar



SvenskaSajter.com - gratis länkkatalog för hemsida & blogg inom t.ex. EU moms och momsdeklarationer

BlogRankers.com

ekonomibloggar.nu

bloggar om ekonomi, bokföring och finans

bloggar

Ekonomi & Finans
Toppblogg.se


tjäna pengar på din ekonomiblogg med adtraction




Ge en gåva och donera en slant till momsens.se så att vi kan fortsätta hjälpa småföretagare och frilansare med bokföring, moms och skatter.



Sekretesspolicy för Momsens.se