Fem smarta avdrag på skatten i deklarationen

Vilka kostnader kan man dra av i företaget? Kan man få avdrag för ett hemmakontor? De flesta kostnader kan dras av helt och hållet omedelbart, men vissa kostnader måste delas upp på ett antal år (periodisering). Här är fem tips på avdrag som du kan göra i deklarationen.

Kostnad för hemmakontor eller lokal kan dras av i deklarationen

Om du hyr en arbetslokal för ditt företag kan du dra av hyreskostnaden. Om du utnyttjar en del av din bostad enbart för företaget kan du få avdrag för detta (det är dock svårt att få Skatteverket att gå med på det, oftast beviljas endast avdrag med 2000 Kr). Är du enskild näringsidkare och jobbar en hel del hemifrån men saknar speciellt inredd lokal för affärsverksamheten får du göra avdrag om du arbetar mer än 800 timmar där under ett år. Om du bor i en lägenhet/bostadsrätt kan du dra av 4000 Kr. Bor du i villa/radhus eller motsvarande är avdraget dock endast 2000 kronor.

Dra av representation i deklarationen

OBS! Notera att Skatteverket nyligen erkänt sitt tolkningsmisstag angående beloppsgränser vid representation som innebär att följande exempel varit ogiltigt ända sedan EU-inträdet enligt Kammarrätten. Detta betyder i praktiken att du kan dra av mer än du gjort och du kan dessutom begära omprövning för de 6 senaste åren.

Läs om de nya-gamla reglerna för representation här.

För att avdrag ska medges av Skatteverket måste det finnas ett direkt samband med representationen och företagets verksamhet. Exempel på avdrag som godkänns är lunch med kund, möte med affärskontakter för nätverkande eller utveckling och bibehållande av affärsrelationen. För lunch och middag kan du dra av 90 Kr/ person, övriga måltider så som vid fika tillsammans med kund gäller 60 Kr/person i skatteavdrag. Teaterbiljetter och liknande kan man dra av upp till 180 Kr/person. När man anger dessa belopp och säger att man kan dra av dom menar man egentligen att man kan lyfta momsen baserad på dessa belopp. Det är alltså egentligen momsen baserat på 90 Kr man kan få igen den ingående momsen för. Det innebär i praktiken 0,25 x 90 = 22,5 Kr moms som man har rätt att få igen, eller göra avdrag för, eller lyfta, eller boka som ingående moms. Uttrycken är många men innebörden är densamma.

Hur bokför man då representation?

Jag har nu uppdaterat exemplet med hänsyn till att restaurangmomsen sänkts till 12%.

Dock är alkohol fortfarande 25 procent vilket har gjort det hela lite besvärligare att räkna ut. Skatteverket har därför deklarerat ett ställningstagande för måltider som både består av mat och alkohol, med ett pris över 90 Kr + moms / person, då får man göra momsavdrag med 14 Kr / person.

Här finns en utförligare genomgång av de nya representationsreglerna

Det är många som har hört beloppsgränserna 60, 90 och 180 Kr/person, men det råder ofta osäkerhet hur detta egentligen ska bokföras och delas upp. Momsens.se hjälper gärna till! Säg att du har lunch med din bästa kund på Restaurang Skatten. Ni tar båda Skattens special lunch för 112 Kr / person (inkl. moms på 12 Kr). Ingen alkohol denna gång. Då bokför du så här enligt BAS-kontoplanen:

Max 90 Kr per person är avdragsgillt, vilket innebär att du får dra av momsen baserat på 90 Kr av lunchpriset. Det betyder alltså 0,12 x 90 = 10,80 Kr / person momsavdrag.

KREDIT: 1930, Bankkonto, 224 Kr

DEBET: 2641, Ingående moms (svensk), 21,60 (10,80)

DEBET: 6071, Representation, avdragsgill, 180 (2 x 90)

DEBET: 6072, Representation, ej avdragsgill, 22,40 (224-21,60-180)

Som du ser lägger man den avdragsgilla momsen (21,60 Kr) på konto 2641. Egentligen är den totala momsen 12 x 2 = 24 Kr, men eftersom den avdragsgilla momsen bara blir 21,60 Kr / person får du ej dra av/lyfta mer ingående moms än max 21,60 Kr i detta exempel. De 90 Kr per person som utgör basen för momsberäkningen, alltså den avdragsgilla kostnaden, lägger du på BAS-konto 6071 som blir totalt 180. Resterande del, den kostnad som blir över lägger du sedan på 6072. Där hamnar i detta exempel 22,40 Kr som inte inte kan dras av på grund av Skatteverkets momsregler kring representation. Det är här det ofta blir fel, många bokar hela momsen som avdragsgill och då har man bokfört för mycket ingående moms som kan kvittas mot utgående moms. Detta är ett område som alltid specialgranskas av revisorer och ännu mer ingående om du åker på en skatterevision. Så var noga med bokföringen av representation, du tjänar oftast väldigt lite på att tricksa och försöka dra av mer än du får. Förr eller senare fastnar du i någon granskning. Tänk på att Skatteverket kan göra kontroller flera år bakåt i tiden. Normalt granskas bara de 2-3 senaste deklarationerna och tillhörande verifikationer och bokföringsunderlag men det kan bli mer omfattande om den första granskningen visa på systematiska fel eller medvetet fusk.

Skatterevision

"Om särskilda skäl föreligger kan kontrollen utökas bakåt i tiden. Med särskilda skäl menas att felen är uppsåtliga, görs systematiskt eller uppgår till sådana väsentliga belopp att de t.ex. kan utgöra ett konkurrensmedel gentemot andra företag." (Handledning för skatterevision, s. 17)

I praktiken är maxgränsen för hur långt bakåt i tiden Skatteverket kan göra kontroller och revisioner idag 7 år, detta på grund av att bokföringslagen ändrats så att arkivering av fakturor m.m. bara behöver arkiveras i sju år efter avslutat kalender år. Den tidigare bestämmelsen angav 10 år för arkivering med detta är nu ändrat. Har du arkiv som går längre bak än så och du är misstänkt för skattebrott och beloppen är stora kan givetvis Skatteverket gå så långt bak som dom anser skäligt (dvs ännu längre bak än 7 år).

Avdrag i deklarationen för ökade levnadsomkostnader

Du kan göra avdrag i deklarationen om din resan innebär att du måste övernatta på annan ort. Denna plats måste ligga minst 50 km ifrån den geografiska position där du har ditt kontor. Den måste även ligga minst 50 km ifrån din bostad. För inrikesresor i Sverige kan du göra avdrag för 220 Kr/dag och 110 Kr/halvdag. Hotellkostnader kan dras av med den verkliga kostnaden. Har du övernattat hos en bekant och inte kan visa upp något kvitto eller verifikation på kostnaden får du göra avdrag med en schablon på max 110 Kr/natt.

Har du rest utomlands så kan du även göra avdrag för det. Skatteverket uppdaterar sin tabell årligen. Här hittar du schablonavdragen för inkomståret 2014. Det högst beloppet får du av någon anledning om du göra affärsresa till Venezuela (997 Kr) men även vår granne i väster ger bra avdrag. Resor i Norge medger avdrag på 937 Kr/dygn, vilket alla förstår som köpt en pizza i Norge som är minst dubbelt så dyr som i Sverige..

Bilkostnader kan dras av i deklarationen

Om du använder din privata bil även i ditt företags verksamhet när du åker runt och säljer eller träffar kunder medges avdrag på 18,5 Kr/mil. Du behöver en körjournal som visar hur längt du kört, mellan vilka ställen du åkt bil, samt en motivering varför du behövde göra varje resa. Här kan du ladda ned en gratis körjournal för Excel.

Korttidsinventarier kan dras av direkt i deklarationen

Om du har inventarier med en ekonomisk livslängd på högst tre år kan du normalt dra av på skatten under innevarande år vid anskaffningen. Det är du och inte Skatteverket som måste kunna styrka att inventarien har en livslängd på högst 3 år. Billigare saker som t.ex. förbrukningsmaterial kan man också dra av fullt ut direkt. Med billigare menar Skatteverket ett värde på max 22000 Kr (2013). Skatteverket använder termen "mindre värde" för att beskriva billiga saker. Läs också:

Kontering av kontorsmatriel

Bokföra förbrukningsinventarie

Deklaration 2015