Hur länge måste man arkivera fakturor?

Arkivering av fakturor. Hur länge måste man spara bokföringsmaterial? Hur många år måste underlag till bokföringen lagras? Vilka arkiveringsregler gäller för bokföringen? Hur länge måste man spara kvitton till bokföringen?

Vilken arkiveringstid gäller i Sverige?

De regler för arkivering av bokföringsmaterial och räkenskapsinformation (arkiveringsregler) anger att man måste arkivera bokföring i minst 7 år. Räkenskapsinformationen måste alltså sparas sju år efter det att det aktuella bokföringsåret stängts, det är inte fakturadatum eller verifikationsdatum som gäller i detta fall utan just räkenskapsårets avslutsdatum.

Innan 2011 gällde en längre arkiveringsperiod på 10 år men den har alltså kortats ned.

OBS! Från 1 juli 2024 slipper du spara kvitton och fakturor i pappersform i Sverige. Istället räcker det med en digital bild av kvittot eller fakturan. Du kan fortfarande spara papperskvitton och pappersfakturor om du vill. Tro inte på Googles AI-robot Gemini som fått för sig att detta bara gäller under 2000 kronor. De nya reglerna gäller oavsett belopp.

Kryphål: Om du scannar in kvitton och liknande kan du slänga dessa redan efter 4 år, men den digitala kopian av kvittona måste sparas i 7 år.

"6 § Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av
räkenskapsinformation som avses i 1 §, om
räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till
något annat sådant material. Om materialet är sådant som avses
i 1 § andra stycket, får det dock förstöras först från och med
det fjärde året efter utgången av det kalenderår då
räkenskapsåret avslutades. Lag (2010:1514)."

Du måste dessutom se till att spara bokföringsprogram och andra program som krävs för att kunna läsa bokföringsunderlagen. Det kan alltså vara så att om du byter från Windows till Mac så måste du behålla en Windowsdator med det bokföringsprogrammet som kan visa den bokföringsinformation som behövs om allt inte finns i pappersform. I dag är det vanligt att man har stora Excel-filer och databaser och andra typer av digitala underlag sparade på en extern hårddisk eller DVD-skiva eller liknande. Här gäller det att tänka på att man under 7 år framåt måste kunna läsa informationen på de datorer som finns i framtiden annars måste man spara en dator för detta ändamål. Vi vet hur det blev när disketterna försvann och när man senare behövde läsa in en fil igen så hade man ingen diskettstation längre.. Kommer du kunna läsa DVD-skivor i din framtida dator?

Hur länge måste jag spara en faktura som jag skapat i Excel och mailat till kund?

Idag sker mycket av faktureringen helt digitalt och via olika onlinelösningar. Fakturorna kommer aldrig ut på papper så att säga. När du skapat en faktura via en fakturamall som du kan ladda ner här och skickat en faktura helt digitalt gäller fortfarande 7 års arkivering. Men om du ändå har som rutin att skriva ut alla fakturor på papper så får du radera det elektroniska originalet redan efter 4 år.

Vad händer om man går i konkurs eller avslutar företaget?

Du måste som ägare i en enskild firma ändå se till att bokföringen arkiveras och bevaras i 7 år även om företaget är nedlagt. I AB är det faktiskt inte VD eller styrelse som formellt sett är ansvariga för att bokföringen arkiveras utan det är den som är ansvarig för tillverkandet av bokföringen (alltså normalt redovisningsekonomen, CFO eller motsvarande). Finns det fel och brister i bokföringen är dock VD och styrelse ytterst ansvariga för detta.

Vad säger bokföringslagen om arkivering?

7 kap. Arkivering av räkenskapsinformation m.m.

Former för bevarande

1 § Räkenskapsinformation skall bevaras i
1. vanlig läsbar form (dokument),
2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller
3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med
räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon
annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom
till företaget. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium
med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat
skall bevaras i det skick materialet fick när
räkenskapsinformationen sammanställdes.

Smidigaste sättet att arkivera fakturor?

Idag finns många smidiga onlinebaserade bokföringsprogram och faktureringsprogram som organiserar och arkiverar fakturor på ett digitalt och effektivt sätt. Ett sådant system är t.ex. Zervant som många konsulter och frilansare använder för att förenkla sin vardag och få koll på det administrativa flödet.

Tid och plats för förvaring

2 § Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används
för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och
lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde
året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret
avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på
betryggande och överskådligt sätt.

Maskinutrustning och system som behövs för att presentera
räkenskapsinformationen i den form som anges i 1 § första
stycket 1 eller 2 ska hållas tillgängliga i Sverige under hela
den tid som anges i första stycket. Lag (2010:1514).

Tillfällig förvaring av verifikation utomlands

3 § Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god
redovisningssed, får ett dokument som innefattar en
verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras
utomlands.

(vissa Skattemyndigheter, som Finlands, kräver att man skickar fakturor i original för att kunna göra momsåtervinning och därför finns den här paragrafen för att det ska vara möjligt, och lagligt, att skicka iväg fakturorna utomlands.)

Utomlands placerad utrustning m.m.

3 a § Trots bestämmelserna i 2 § får ett företag förvara
maskinläsbara medier och hålla maskinutrustning och system
tillgängliga i ett annat land inom Europeiska unionen om
1. platsen för förvaring och varje ändring av denna plats
anmäls till Skatteverket eller, när det gäller företag som står
under Finansinspektionens tillsyn, till Finansinspektionen,
2. företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger
omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för
kontrolländamål under arkiveringstiden, och
3. företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram
räkenskapsinformationen i Sverige i sådan form som avses i 1 § 1 eller 2.

Första stycket gäller också förvaring i ett land utanför
Europeiska unionen med vilket det finns rättsliga instrument om
ömsesidigt bistånd med en räckvidd som är likartad med de som
föreskrivs i

- rådets direktiv 76/308/EEG av den 15 mars 1976 om ömsesidigt
bistånd för indrivning av fordringar uppkomna till följd av
verksamhet som utgör en del av finansieringssystemet för
Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket och av
jordbruksavgifter och tullar samt med avseende på
mervärdeskatt,

- rådets direktiv 77/799/EEG av den 19 december 1977 om
ömsesidigt bistånd av medlemsstaternas behöriga myndigheter på
direktbeskattningens område, och

- rådets förordning (EEG) nr 218/92 av den 27 januari 1992 om
administrativt samarbete inom området för indirekt beskattning (mervärdesskatt). Lag (2003:1135).

4 § Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket tillåta att
ett företag förvarar maskinläsbara medier utomlands även om
förutsättningarna enligt 3 a § inte föreligger. I sådana fall
får maskinutrustning och system som avses i 2 § andra stycket
hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med
villkor och begränsas till viss tid.

Tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när
det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. Lag (2003:1135).

Förvaring av dokument m.m. som hör till en filial utomlands

5 § Bestämmelserna i 2 § om förvaring i Sverige gäller inte
dokument, mikroskrift, maskinläsbara medier, utrustning och
system som avser verksamhet som företaget bedriver genom en
filial utomlands, om företaget är bokföringsskyldigt i det
landet.

Överföring av räkenskapsinformation

6 § Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av
räkenskapsinformation som avses i 1 §, om
räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till
något annat sådant material. Om materialet är sådant som avses
i 1 § andra stycket, får det dock förstöras först från och med
det fjärde året efter utgången av det kalenderår då
räkenskapsåret avslutades. Lag (2010:1514).

När räkenskapsinformation får förstöras

7 § Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket för visst
fall tillåta att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier
som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före
utgången av den tid som anges i 2 §.

Tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när
det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.

Även om ett tillstånd enligt första stycket har meddelats, får
dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för
att bevara information som omfattas av lagen (2005:590) om
insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. inte förstöras
förrän tidigast fem år efter utgången av det kalenderår då
räkenskapsåret avslutades. Förstöring får dock ske om
informationen bevaras på annat sätt. Lag (2005:591).

Andra inlägg

OBS! Inga frågor besvaras längre i Facebooks plugin under artiklarna.
Använd detta kontaktformulär istället.

Småföretagarens hjälp i moms- och skattedjungeln