Bokföra klumpsummor från Klarna med kontantmetoden
Utbetalningar från Klarna. Får man bokföra pengarna från Klarna i en verifikation?
"Jag har två frågor kring enskild näringsverksamhet med förenklat årsbokslut, kontantmetoden. Anta att en e-butik säljer varor med så kallad "dropshipping" där varor köps in från en leverantör i annat EU-land först efter att en kund beställt varan från butikens hemsida. Betalning från kund sker via Klarna och betalningarna från leverantören dras direkt från företagskonto via Paypal+mastercard. Mastercard är kopplat till företagskontot. Jag har endast en leverantör och beställningarna görs automatiskt via API från min hemsida till leverantören direkt efter att en kund har beställt. Pengarna dras/reserveras idag direkt för varje enskild betalning till leverantör. Leverantören erbjuder också möjligheten att man skickar över pengar i förskott och man får då ett saldo hos dem som pengarna dras ifrån istället vid köp. Idag har vi inget som är automatiskt med bokföringen vilket har börjat bli allt för mycket jobb när varje kundkorg ska bokföras. Kan tillägga att vi använder Prestashop som plattform för butiken och Bokio.se för bokföring."
Fråga 1 - Är det korrekt att bokföra klumpsummor?
"Kan köpen från kunderna bokföras veckovis som en klumpsumma när Klarna betalar ut till företagskontot?. Verifikatet från Klarna beskriver inte alla transaktioner men kan med sitt ID-nummer härledas till enskilda kvitton för varje köp som är lagrade på Klarnas system. Är detta ett korrekt sätt att bokföra?"
Ja, du använder Kontantmetoden vilket innebär att intäkten uppstår när pengarna kommer in på företagskontot. Så du kan bokföra klumpsumman som kommer varje vecka som en verifikation. Även momsen bokförs på den dag pengarna kommer in på bankkontot med Kontantmetoden. Du har underlagen för varje kunds köp så varje individuell försäljning går att spåra och identifiera som jag förstår det, därför får du slå ihop detta i en bokning. Stöd för att få bokföra flera kundtransaktioner under en verifikation ges av Bokföringslagen.
Enligt reglerna måste du bokföra varje affärshändelse, men det finns inget som hindrar att du bokför flera affärshändelser i samma verifikation. Verifikationen är sedan underlaget som bevisar att transaktionerna eller affärshändelserna ägt rum. Tänk dig att du har flera kvitton som du bokför i samma verifikation genom att häfta fast dessa på ett A4 papper, det är samma sak och helt ok. 5 kap. 6 § tredje stycket första meningen BFL: Flera likartade affärshändelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation. Lag (2010:1514):
"Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får även inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.”
Enligt SRF innebär detta:
"a) återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser en period om högst en månad,
b) affärshändelser som genereras automatiskt, eller
c) andra likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra.” Skatteverket godkänner också sammanslagna transaktioner till en unik verifikation. En gemensam verifikation ska innehålla de uppgifter som anges i 5 kap. 7 § BFL för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser.
“7 § Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga. I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen utan svårighet skall kunna fastställas.”
AVRÄKNINGSNOTA
OM dina underlag (via Klarna) innehåller dessa uppgifter får du bokföra denna klumpsumma med underlaget som bilaga. Du som använder kontantmetoden bör använda Klarnas AVRÄKNINGSNOTOR för bokföringen:
“Vad är en avräkningsnota? En avräkningsnota är den rapport som ligger till underlag för de utbetalningar som vi löpande gör till dig. Under menyn 'Avräkningsnotor' hittar du alla de avräkningsnotor som skapats för din butik. Om du vill se en avräkningsnota gällande en utbetalning som är äldre än 31 dagar förlänger du bara det angivna datumintervallet. Om du har fler försäljningsländer klickar du på rullistan ”Land och valuta” och väljer önskat försäljningsland.
Vad visar avräkningsnotan och hur tolkar jag den?
Avräkningsnotan listar alla fakturor som aktiverats under den försäljningsperiod som utbetalningen avser. Här ser du även eventuella returer som skett fram till och med söndagen innan utbetalningsdatumet. När du tittar på en specifik avräkningsnota kan du klicka på 'Visa avräkningsnota som PDF' för att skapa en överskådlig specifikation som visar periodens totala försäljning, eventuella returer och kostnader. Summan som anges vid 'Summa utbetalning' motsvarar den utbetalning som du ska få av oss.”
Det viktiga är att det bakom verifikationen finns underlag som motsvarar kundfakturor för varje kund. Detta behöver inte vara på papper utan kan finnas digitalt. Klarna tar normalt både över risken och äganderätten till fakturorna (factoring). Som jag förstår det tar Klarna egentligen över kundreskontrat också och sköter faktureringen mot kund och du har egentligen bara en transaktion i veckan med Klarna, inte med varje separat kund. Detta gör att ansvaret för att upprätta kundfakturorna för varje kund egentligen förs över på Klarna. Nu finns det många olika alternativ och olika integrationsnivåer så jag kan inte säga att du alltid är befriad från ansvaret att upprätta en kundfaktura. I de fall där Klarna bara fungerar som “Mastercard/VISA” dvs bara hanterar själva betalningen, inte faktureringen, måste du själv skapa en kundfaktura för din bokföring. I övriga fall ska avräkningsnotan vara tillräcklig för din bokföring. Det finns en bra genomgång om detta här:
“Kontantmetod för mindre e-handlare Ett vanligt sätt för mindre e-handlare är som vill ha en integrationer och synkning av sin produktdata är att synka sina order, priser och lager mellan e-handel och ekonomisystemet, men undvika att skapa fakturor av sin orders från webbutiken. Istället för att aktivera faktura eller kontantfaktura i ekonomisystemet, så jobbar man enligt kontantmetoden och utgår från underlaget som dina betalleverantörer skickar och bokar periodens försäljning i klump direkt i en verifikation. Eftersomdet finns dokumentation i e-handelssystemet på varje transaktion så kommer kravet från Skatteverket på “dokumentation på alla händelser” vara uppfyllt. Tänk dock på att spara orderhistoriken från din webbutik lokalt om du tänker byta e-handelssystem under en 7 årsperiod vilket är ett krav från Skatteverket.”
Att man kan bokföra Klarnas avräkningsnota som klumpsumma och att man inte behöver skapa egna kundfakturor bekräftas också av flera i Vismas forum här.
Måste du bokföra varje försäljning den dag den inträffar?
Förenklat kan man säga att du oavsett situation och omständigheter har minst 50 dagar på dig att bokföra en betalning. Du omfattas inte av de strängare (kontant) kraven eftersom du inte behöver ha kassaregister vid distansförsäljning. För detaljerad info om vad som gäller under olika förutsättningar se detta.
Bokföring
Eftersom du använder Bokio kan jag hänvisa själva bokföringsdelen till deras utmärkta guide här.
Fråga 2 - Slå ihop verifikat för leverantörsbetalningar
"Finns det något sätt att undvika bokföring av varje enskilt inköp från leverantören som separata verifikat? Då det annars blir ett verifikat per kundkorg. Finns det något bättre sätt att slå ihop verifikaten? Om leverantören har möjlighet att ta emot större betalningar i förskott, är detta något som kan hjälpa till att underlätta bokföringen?"
Ja, bokför en verifikation varje dag där du summerar hela dagens leverantörsbetalningar. Du kan även här luta dig mot lagstödet för att göra samlingsfakturor av automatiskt genererade affärshändelser, som under max en månad av praktiska skäl måste samlas i en bokning. Eftersom du bokför enligt kontantmetoden och ska bokföra när betalning görs blir min tolkning att du med säkerhet får samla varje dags leverantörsfakturor/dragningar i en och samma verifikation och bokföra detta som en samlingsfaktura (Summera dagens transaktioner i ett Excelark och bifoga leverantörsfakturorna som bilagor). För att få bokföra hela månadens leverantörsbetalningar i en enda verifikation krävs att de är återkommande och likartade. Detta kriterium skulle kunna vara uppfyllt om du har ett fåtal produkter som beställs dag efter dag, men i vägledningen hänvisas till t.ex. städning som utförs varje dag och den typen av transaktioner. Så är det olika typer av produkter som betalas varje dag blir min slutsats att du får samla högst EN DAGS transaktioner i en gemensam bokning. Du behöver dock inte bokföra varje dags samlingsfaktura den dagen utan kan vänta minst 50 dagar efter aktuell transaktion. Ofta har du som använder kontantmetoden tillstånd att bokföra 50 dagar efter KVARTALET som transaktionen inträffade. Redovisar du moms per kvartal eller månad är det dock bäst att göra klart bokföringen innan du gör momsdeklarationen för aktuell period. Sedan måste man ta hänsyn till om du har EU-försäljning och måste lämna periodisk sammanställning varje månad/kvartal och sånt. Det finns en utförlig genomgång om detta från Skatteverket här.
Min rekommendation är dock att bokföra klart en månad i taget innan du börjar med nästa och bokför månadens transaktioner senast innan den 25:e i efterföljande månad. Det finns många praktiska, tekniska och teoretiska fördelar med att följa den rutinen som vi inte behöver gå in närmare på här. Att betala in en deposition till leverantören kan underlätta bokföringen. Du får då bara en utbetalning från företagskontot 1930 på säg 10000 och motkontot Övriga förskott till leverantörer 1489 eller Kortfristiga fordringar hos leverantörer (<1år) 1684 (blir en tillgång i din Balansräkning). När depositionen är förbrukad kostnadsför du alla leverantörsbetalningar som ingår i den förbrukade depositionen hos leverantören. Kredit 10000 på 1489 och Debet 10000 på ett eller flera kostnadskonton. Som framgår här i ett utlåtande behöver depositioner inte avräknas löpande. Du kan alltså kostnadsföra den när den är förbrukad. Med kontantmetoden behöver du kostnadsföra kvarvarande deposition vid årsskiftet. Om du t.ex. har 4000 kvar kostnadsför du detta och vänder bokningen efter årsskiftet så att du återfår 4000 i deposition. Precis som man gör med obetalda leverantörsfakturor och kundfakturor.
Ett kryphål skulle kunna vara att använda ett annat Paypalkonto med ett privat betalkort som inte är kopplat till företagskontot. Här utnyttjar vi den svaga skiljegränsen mellan privatekonomi och företagets ekonomi i enskild firma tillsammans med det speciella regelverket för kontantmetoden som ger tillåtelse att bokföra först när en transaktion går in eller ut från BANK-kontot. På detta sätt blir varje enskild betalning en privat utgift fram tills den sista i varje månad då du bokför alla Paypalbetalningar till leverantören under månaden som en egen insättning (BAS-konto 2018) och först då realiseras utgiften i företaget och först då kommer betalningarna (som klumpsumma) in i bokföringen. Detta är lite mer i en gråzon och det finns inga ställningstaganden eller lagar som passar in på just detta och därmed inget som explicit anger att det inte är tillåtet, därmed blir det rent juridiskt tillåtet tillsvidare.. Bokför du leverantörsbetalningar som omfattar en period där slutdatum är längre än 50 dagar efter månaden då den första betalningen inträffade i samma verifikation är det inte längre en gråzon utan ett brott mot bokföringsreglerna. Det bästa och säkraste är att aldrig bokföra affärshändelser från olika månader i en samlingsverifikation, håll dig till samma månad så långt det är möjligt. Min rekommendation blir dock att bokföra leverantörsbetalningarna i EN samlingsverifikation dag för dag. Ett alternativ är att förhandla till dig månadsfakturor från leverantören istället för att betala direkt för varje sak du beställer.
Andra inlägg
- Momsdeklaration 13 maj
- Bokföra försäkring
- Brytpunkt statlig skatt 2024
- Viktigt 12:e februari
- Prisbasbeloppet (PBB) för 2024
- Periodisk sammanställning för kvartal 4
- Hur länge kan man vänta med att bokföra intäkter som ej kommit till företagskontot?
- Bokföra inkomst för deltagande i undersökning
- Ny momslag 1 juli 2023
- Hur hittar jag spårningskoden för GA4 i Google Analytics?
OBS! Inga frågor besvaras längre i Facebooks plugin under artiklarna.
Använd detta kontaktformulär istället.
