Elektronisk faktura krav från 1 april



E-faktura 1 april. När måste man börja skicka e-fakturor till offentliga verksamheter? Vad innebär e-faktura kravet 2019? Vad är det för skillnad mellan en pdf-faktura och en elektronisk faktura? Vilka myndigheter omfattas av det nya fakturakravet i april 2019?

Är det digitala fakturakravet den 1:a april ett aprilskämt?

Nej, det är inte ett skämt och datumet är olyckligt valt. Faktum är att från 1 april 2019 måste du börjar fakturera alla offentliga organisationer med digitala fakturor som uppfyller vissa kriterier. Innan jul uppgav 75% av tillfrågade småföretagare att de inte hade en lösning på plats för att kunna skicka elektroniska fakturor av den typ som lagen kräver.

Alla som fakturerar offentlig sektor måste skicka elektroniska fakturor efter 2019-04-01. Det faktureras över 700 miljarder per år till offentlig verksamhet. 

Idag räknar man med att över 200000 företag har transaktioner med den offentliga sektorn. Det är alltså en stor mängd företag som påverkas av de nya reglerna.

Krav på e-fakturor

PEPPOL?

Det finns en europeisk standard som kallas för PEPPOL (PEPPOL BIS Billing 3) som alla leverantörer till offentlig sektor måste följa enligt lagen. Detta kan dock avtalas bort med specifika myndigheter som kräver en annan standard.

Du kan även se beteckningen EN 16931  vilket innebär att den även kan hantera negativa fakturor (kredit-fakturor).

"5 §   Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering."

Vanliga PDF-fakturor eller scannade fakturor uppfyller ej kraven för den nya standarden på elektroniska fakturor. Detta eftersom datafilerna måste följa ett speciellt format som gör att de går behandla automatiskt och elektroniskt:

"2 §   Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt."

Det går naturligtvis att hantera många fakturor automatiskt med scanningsprogram och fakturaigenkänningslösningar som t.ex. Bokio eller Scancloud som Promikbok använder, men PEPPOL-standarden gör att det går enkelt och lätt att läsa in rätt värden för totalbelopp och fakturadatum m.m. från datafilen då de alltid finns på samma plats. Det är betydligt svårare att hantera generella fakturor där de olika värdena och informationen kan finnas var som helst på fakturan som jag skrivit om här i testet av Bokio. Med PEPPOL-formatet får man ett strukturerat format för fakturor som man länge haft för bokföringsdata i form av SIE-formatet.

Två olika XML-format kan användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Kontantfakturor eller kortbetalningar påverkas inte av lagen. Upphandlingar som påbörjats innan den 1:a april 2019 måste inte följa PEPPOL vilket kan tolkas som att en digital faktura i PDF-format kan vara tillräckligt i dessa fall.

Hur skickar man en korrekt elektronisk faktura?

Det enklaste är att skicka den via en fakturaportal. De etablerade affärssystemen som Visma, Fortnox, Speedledger m.fl. kommer stödja fakturering innuti programmet så du kommer inte märka någon skillnad. Men om du tidigare har gjort fakturor i Word och Excel med klassiska fakturamallar så måste du tänka om. Det fungerar inte efter 2019-04-01. Testa istället den här faktureringsportalen som är gratis för småföretag med upp till 25 fakturor i månaden:

FAKTURAPORTALEN (Kofax)

Vilka kunder måste man enligt lag skicka e-fakturor till?

Kommuner, Landsting, Regioner och övriga Myndigheter.

Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med en e-faktura. 

DIGG - Myndigheten för digital förvaltning startade den 1 september 2018 med uppdrag att samordna och stödja digitalisering av den offentliga förvaltningen.

Obligatorisk e-faktura – så förbereder du dig

FAQ - Hantering av digitala fakturor till myndigheter

Riksdagen beslutade att införa lagkrav på e-fakturor i offentlig upphandling (SFS 2018:1277) i juni 2018. 

Specifikationer Dokumentationen av PEPPOL BIS Billing 3.0 finns här 

PEPPOL = Pan European Public Procurement Online http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/bis/

BIS = Business Interoperability Specification

UBL = Syntax för fakturainnehållet enligt UBL 2.1

Country specific validation rules for Swedish suppliers 

PEPPOL-mapping i Excelfil 

 

 

15 mar 2019


OBS! Inga frågor besvaras längre i Facebooks plugin under artiklarna.

Använd detta kontaktformulär istället.



MOMS-SKATT-BOKFÖRING


Sök på Momsens:


Här hittar du det mesta om bokföring, moms och skatter för dig som är småföretagare med enskild firma!


Hittar du inte svaret på din fråga?
Använd detta kontaktformulär
(ställ inte frågor i kommentarerna under artiklarna eftersom FB-plugin inte skickar notiser när nya frågor/kommentarer om bokföring och moms postas. Det är bara de som är inne på den specifika sidan som ser när någon ny bokföringsfråga skrivs in)


www.momsens.se


 

 

 


Momslathunden är en app till din mobil som gör bokföring och momsdeklarationerna busenkla. Bild på huvudmenyn från Moms-lathunden.

Ladda ner momslathunden för iPhone och iPad.
Ladda ner iPhone/iPad versionen

Ladda ner Momslathunden för Android-enheter.

Ladda hem Android-versionen


Momsens.se hjälper företagare med bokföring, MOMS och skatter.


Ekonomi Länkar


Gratis Excel Mallar


Övriga Länkar


ekonomibloggar.nu

bloggar om ekonomi, bokföring och finans



 


Ge en gåva och donera en slant till momsens.se så att vi kan fortsätta hjälpa småföretagare och frilansare med bokföring, moms och skatter.



Sekretesspolicy för Momsens.se