Bästa gratisprogrammet för bokföring

Vilket är det bästa bokföringsprogrammet för Enskild Firma? (enligt )



Ett av de första besluten man måste ta när man startar Enskild Firma är hur och med vilket program man ska sköta bokföringen. Det finns ett stort antal program att välja mellan. Vissa lämpar sig dåligt för Enskild Firma och vissa kostar för mycket för att det ska vara värt det när man har en relativt liten och enkel verksamhet. Så vad är det optimala programmet som har allt man behöver men inget onödigt och som har ett juste pris? Jag kommer ge ett par exempel här som jag själv kommit fram till efter en hel del research online inför starten av min egen Enskilda Firma. Först tänkte jag att jag klarar mig med ett bra gratisprogram. Givetvis utgår vi från att bokföringen görs på en dator som t.ex. Mac eller PC. Gör man bokföringen online spelar det ingen roll vilken typ av dator man har men man bör kolla hur bra stöd olika webbläsare har i de olika alternativen. 

Vilket är det bästa gratisprogrammen för bokföring? Jag sållade mig ned till två onlinekandidater att välja mellan (Zervant och Promikbook) samt offlineprogrammet JFS. Valet föll dock tillslut på ett program som kostar pengar (Speedledger) för att det hade så bra funktioner för avancerad momshantering som jag behöver för att jag köper och säljer tjänster inom EU och utanför EU. Men om du bara säljer inrikes och behöver ett bra gratisprogram kan jag definitivt rekommendera de två under nästa rubrik.

Bra bokföringsprogram som är gratis

Letar du gratis bokföringsprogram? Om man har en liten enskild firma med ganska lite transaktioner och bara ett par faktureringar per månad kan det kännas onödigt att köpa ett bokföringsprogram för flera tusen kronor om man bara ska använda en fjärdedel av funktionerna. Dessutom måste programmen uppdateras kontinuerligt eftersom politikerna och EU  ändrar en massa saker varje år. Ett bra alternativ är då att välja något av alla onlinesystem för bokföring som dykt upp på marknaden. Där uppdateras systemen kontinuerligt och det finns flera riktigt bra program som är helt gratis att använda. Men själva faktureringen brukar kosta 50-100 Kr i månaden, men det kan man slippa om man gör en enkel fakturamall i Excel och bokför dessa fakturor manuellt. Många onlinesystem är uppbyggda med moduler som du kan köpa till utöver de grundläggande funktionerna för bokföring. Det kan vara Faktureringsmodul, Analysmodul, Tidrapportering och Lönehantering. Andra innehåller allt men då måste man prenumerera på tjänsten för en viss avgift per månad. Då kanske du tänker att du borde kunna göra hela bokföringen i Excel gratis också? Vad säger regler och lagar om att göra bokföringen i Excel?

Excel för Bokföring

Tyvärr måste jag krossa dina drömmar om gratis bokföring med Excel. Det är faktiskt förbjudet att använda Excel (och liknande program) för bokföring. Varför? Det här citatet ger svaret:

"Du måste använda ett särskilt bokföringsprogram som loggar alla uppgifter. Vanliga kalkylprogram, som exempelvis Excel, får inte användas för bokföringen."

Läs mer om vad som gäller för bokföring på verksamt.se

Det betyder att vi behöver ett riktigt program, men vi vill att det ska vara gratis eller i värsta fall kosta en Öl eller Lunch i månaden. Så vilka alternativ finns det då för gratis bokföring online?

Promikbook - Gratis online program för bokföring

Gratis bokföring med Promikbook - ett av de bästa bokföringsprogrammen som finns på nätet just nu.
Promikbook. Det här bokföringssystemet är ganska nytt (hösten 2012) och utvecklas fortfarande, men det finns redan en fullt fungerande version att använda. Företaget som gör systemet är listat på Aktietorget och har sin bas för utveckling i Göteborg. Bokföringssystemet är en molntjänst för fakturering, bokföring, rapportering och företagsanalys. Det finns idag över 22714 registrerade användare (uppgift från halvårsbokslutet för Promikbook 2015). Användargränssnittet är lite segt men om man inte har så många transaktioner att bokföra varje månad är det inget större problem. Man har också under 2015 helt byggt om gränssnittet. Promikbook är helt gratis och du betalar bara om du behöver support med programmet eller bokföringen. Man kan alltså både bokföra och fakturera gratis med Promikbook vilket är unikt. Du kan välja hur mycket av bokföringen du vill göra själv och hur mycket som du vill lämna över till Promikbook. En smart funktion i bokföringssystemet är att man kan välja att skicka fakturor med Posten. Det kostar 10 Kr (+moms) per faktura och då skrivs den ut, frankeras och skickas till din kund. Du kan alltså sitta på en beach i Thailand och fakturera kunder i Sverige så att dom får fysiska fakturor av dig fast du är på andra sidan jordklotet. Dessutom kan du få inkommande fakturor inscannade till Promikbook via tjänsten ScanCloud för 15 Kr/faktura (billigare om du uppgraderar till ett mer avancerat paket än gratisversionen). Perfekt för frilansare som reser runt i världen och jobbar på distans. Du har också möjlighet att bifoga fakturor och underlag till varje verifikation manuellt så att det är lätt att kontrollera om man bokfört beloppen från fakturan rätt (detta kräver dock uppgradering till Brons för 49 Kr/mån). Nu finns också en funktion som gör att man kan skicka SMS till sina kunder via programmet. Bra för påminnelser och andra notiser som du vill att kunderna ska se omgående. Nedan kan du se en bra informationsfilm om hur programmet fungerar:

Promikbook - Fullständig beskrivning

Promikbook - Resultatrapport

Promikbook - Manuell verifikation

Promikbook - Fördelar med Silverpaketet 99/mån

Promikbook - Boka leverantörsfaktura

Promikbook - Fakturering till kund

Du kan läsa mer om Promikbooks satsning och nyemission 2015 här

Gå till Promikbooks hemsida

Zervant - Gratis bokföringsprogram online

Zervant - bokföringsprogram som är gratis online

Zervant. OBS! Fr.o.m. 2017 har Zervant lagt om strategin och tänker fokusera på att vara ett faktureringsprogram snarare än bokföringsprogram. Det här bokföringsprogrammet är helt online och du kan sköta bokföringen var du än befinner dig (och har internetuppkoppling förståss..). Det här företaget som gör programmet startades faktiskt av tre finska entreprenörer som fått nog av allt krångel och pappersarbete som man måste ta sig igenom när man startar ett företag. Det här systemet är helt utvecklat med dig som småföretagare i tanken. Systemet använder SSL-kryptering och tar dagliga säkerhetskopior. Över 150000+ användare (uppdaterat 170118) från 140 länder använder i skrivande stund programmet och det har allt du behöver.

Zervant är helt gratis men om du även vill använda det för fakturering (dvs använda programmets inbygda funktion för att skapa fakturor till kunder) då kostar det en liten slant per månad, nämligen 70/mån men du kan få ned det till 59/mån om du betalar för ett helt år i taget. Men det är lätt att skapa egna fakturor i Excel och att boka in dom i Zervant manuellt är inte så jobbigt om man har relativt få faktureringar per månad. Du kan t.o.m. använda dessa fakturamallar som är gratis och då blir Zervant också gratis för dig! Om du har mycket handel med andra EU-länder kan det vara bättre att titta på ett annat alternativ, eftersom Zervants momsrapporter är väldigt basic och ger ingen större hjälp med att fylla i momsdeklarationen. Zervant har nu bra funktioner för att hantera EU-handel och import/export med en egen förenklad variant av momskoder. Då är ett program som har momskoder ett bättre val, t.ex. Speedledger som dessutom fyller i momsrapporterna automatiskt precis som de ser ut på blanketten som ska in till Skatteverket.

Men om du har en Enskild Firma som mest fakturerar inrikes i Sverige då är det här ett smidigt och enkelt program. Det är utmärkt för dig som startat enskild firma för att du jobbar som Konsult eller liknande. Det är mycket smidigare att rätta en verifikation i Zervant eftersom man kan välja alternativet "Redigera" och komma in i verifikationen precis som den såg ut och ändra olika val och belopp utan att behöva nolla ut verifikationer och annat krångel som i traditionella bokföringsprogram. Det jobbiga bokföringstekniska arbetet, för att bokföringen ska bli korrekt, utförs i bakgrunden och användaren slipper bry sig om hur det egentligen fungerar. De som har jobbat med bokföring kommer antagligen störa sig på att allt är så förenklat att det blir svårt att "göra som man brukar". Kontrollfreaks kommer inte gilla att man inte vet och ser exakt vad som händer i bokföringen. Men för dig som inte kan så mycket om bokföring kommer det här programmet kännas enkelt och intuitivt. Zervant försöker idag (2017) profilera om sig mot ett faktureringsprogram istället för gratisprogram för bokföring av ekonomiska skäl. Det är förstås svårt att tjäna pengar på något som är gratis utan reklam.

OBS! När du ska göra en manuell bokföringsorder och inte använder mallarna kommer inte momsen med i momsrapporten. Läs mer om detta här och hur du gör för att bokföra försäljning till privatpersoner i EU-länder i Zervant på den här sidan.

Zervant - kom igång med bokföringsprogrammet

Gå till Zervants hemsida

JFS Bokföring - Offlineprogram

JFS är ett gratis bokföringsprogram som du använder offline och finns både för Mac, Windows och Linux,

JFS. Det här är ett tidigare betalprogram som inte utvecklas längre, men programmet erbjuds ändå gratis och är fullt fungerande.

Det har inte uppdaterade BAS-kontoplaner och det nya systemet för importmoms finns givetvis inte med eftersom det kom 2015 och programmet är från 2007 (sista uppdateringen). Tyvärr gäller det också den förträffliga rapporten för förenklad årsredovisning som inte har aktuell struktur men ändå en hjälp till deklarationen eftersom det inte är så stora skillnader. Du har också det vanliga klicka OK och stäng i massor av pop-up fönster som typiska offline-program lider av vilket kan kännas rätt irriterande nu när man är van med mer moderna layouter. Det går inte att växla mellan konteringsfönstret och andra fönster - du måste jobba i ett fönster i taget och stänga/öppna hela tiden. MEN som med alla installerade program som körs helt från din egen dator är programmet blixtsnabbt. Rullgardinslistan när man söker konton och sånt känns som Formel 1 jämfört med onlinebaserade system. Detsamma gäller Rapporten för Huvudboken. Har du dåligt tålamod, gillar retro-bokföring och lider svårt när du behöver vänta flera sekunder på att något ska laddas klart ska du helt klart testa JFS-offlinebokföringsprogram.

Programmet finns för både Mac, Linux och PC (Windows) men är fristående (stand-alone) alltså inte onlinebaserat. Bra för dig som inte har bra internetuppkoppling eller av andra skäl behöver jobba mycket offline med bokföringen.

JFS har stöd för att ha flera företag och olika bokföringsår. Det finns även Import och Export av SIE-filer så att du kan byta från ditt nuvarande (dyra?) bokföringsprogram till detta gratis.

En bra funktion är att man kan importera och exportera Excel-filer också. Resultatrapporten är traditionellt utformad men bra och man ser jämförelse med månad mot året vilket jag uppskattar. Du kan använda konteringsmallar.

Det har det gamla traditionella ändra, stryka över och signera systemet som jag aldrig gillat när man ska korrigera bokföringsposter. Detta otyg slipper du i nya moderna bokföringsprogram online.

OBS! Programmet har lite annan setup av standardkonton som är precis som Speedledger. Istället för 4515 inköp varor EU används 4056 och 3308 försäljning tjänst EU är i JFS istället 3048 eller 3046. Kom ihåg att kolla att momskoderna är rätt. 3048 ska ha koden FTEU för att momsdeklarationen ska fyllas i med beloppet i ruta 39 på rätt sätt. Detta gör du under Register/Ändra kontoplan.. När du kör momsdeklarationen ser du vilka momskoder som är kodade mot vilken rad och ruta. Det kan bli lite justerade av detta eftersom programmet inte har uppdaterats på 10 år och kan därför inte rekommenderas till dig som är helt grön på bokföring.

JFS Bokföring är optimerat för 1024 x 768 pixlar men med hjälp av förstoringsglasfunktionen kan man lätt få en bra storlek på t.ex. Resultatrapporten även på stora moderna skärmar. Motsvarande funktion finns inte för vanliga inmatningsfönstren där du bokför en verifikation. Om det blir jobbigt med för liten text på stor skärm kan du sänka skärmupplösningen när du jobbar med bokföringen. 

Ladda ner JFS för Mac
Ladda ner JFS för Windows
Ladda ner JFS för Linux

Använd följande kod vid installationen:

9EC81-9E88E-9CE7D-7050F-533D7-59E

Läs manualen till JFS

Bra bokföringsprogram du måste betala för


 


Speedledger - bokföring på banken

Speedledger bokföringsexempel från bokföringsprogrammet.

Speedledger är optimalt för dig med Enskild Firma. Det går snabbt och smidigt att bokföra. Du gör bokföringen direkt på din bank. Alla de stora bankerna har stöd för detta system som integreras med dina bankkonton. Sedan bokför du varje transaktion direkt online. Det är därför också perfekt för dig som använder Kontantmetoden, eftersom man då bokför när pengar går ut eller kommer in på bankkontot. Att då göra bokföringen online på kontot i banken är därför logiskt och smart och sparar massor med tid. Dessutom är banken alltid avstämd eftersom du inte kan missa att bokföra något mot banken eftersom du ser direkt om någon transaktion på kontot inte är bokförd. En sak som kan bli väldigt irriterande i längden är dock att programmet är beroende av din banks utloggningstid. På Swedbank kastas man ut ur banken och därmed även e-bokföringen efter 15 minuter. När man använt programmet ett år så är detta det största irritationsmomentet i ett övrigt utmärkt program. Nu när inloggning med mobilt bankID på mobilen blivit standard så är denna begränsning mer hanterbar. När man har mobilen liggande vid sidan av tangentbordet går det snabbt att komma in i programmet igen.

En annan funktion som vissa kan sakna är att det inte går att bifoga bilder, underlag eller fakturor till verifikationerna i onlinesystemet. Systemet lär sig också och ger rekommendationer som du bara behöver klicka OK på till höger i raden om du inte vill ändra konteringen. Har du t.ex. betalat en leverantör förut så dyker automatiskt ett konteringsförslag upp som du bara klickar OK på, enklare än så kan inte bokföringen bli. Dessutom är det många idag som har handel med andra länder över internet. Då blir momshanteringen betydligt svårare. EU-moms är t.o.m. svårt för erfarna ekonomer, så hur ska en enskild näringsidkare utan ekonomikunskaper kunna hantera detta? Med Speedledger är det betydligt enklare. Du väljer momskod för en konteringsrad (t.ex. försäljning till annat EU land) sedan plockar programmet automatiskt upp detta när du kör momsrapporten och fyller i det åt dig i rätt rutor. Du kan också ladda ned momsrapporten som en fil och ladda upp den på Skatteverket. Ett irrationsmoment med momsrapporterna är dock att du inte kan skriva ut rapporten för en tidigare period igen, har du glömt att skriva ut den eller spara ner momsdeklarationen som pdf då måste du nollställa momsbokningen och göra om de 4 stegen igen som du kan läsa om här. Inte optimalt från ett användarperspektiv men ok att alltid spara momsdeklarationen är en rutin som man får träna in i ryggmärgen, jag har sett samma typ av problematik t.o.m. i storföretagssystem som SAP så det är inget unikt för Speedledger. 

Oftast klarar du dig med basutförandet och då kostar programmet 125 Kr/mån. För mig som har hanterat EU-moms manuellt kan jag personligen säga till er som läser detta att det är lätt värt 125 Kr/mån att få detta gjort automatiskt.

Uppdatering 151104: Speedledger kostar nu 169/mån exkl. moms.

Speedleger blev mitt val när jag valde bokföringsprogram för min enskilda firma. Tänk dock på att för att kunna använda programmet i t.ex. Swedbank måste du ha "Internetbanken Företag" som kostar 500 Kr/år. Du kan också få ett företagspaket "Bättre Affärer" med Bankkortföretagskonto, bankgiro (kostar annars 250Kr/år), placeringskonto (men bara 0,0% ränta just nu..), Nyhetsbrev etc för 900 Kr/år. Så använder du Speedledger får du en extra kostnad på minst 2000 Kr/år. Är det värt det? Det är upp till dig. Jag har personligen gjort bedömningen att jag kan leva med den kostnaden för att allt blir mycket enklare och man sparar mycket tid. Om du inte behöver ett bankkort till (Visa/Mastercard) då kan du ta bara internetbanken företag och bankgiro och då kostar det 750Kr/år, men då kan man lika gärna ta paketet för 900 Kr. Om du använder bankkortet som ingår i paketet så kommer dessa transaktioner automatiskt att hamna på kontot och kunna bokföras direkt med Speedledger. Använder du ett annat kort även för ditt företags inköp så måste du bokföra egen insättning manuellt för varje inköp.

Jag kan personligen rekommendera Norwegians kreditkort för ditt företag eller som backup kort när du är ute och reser. Där har du möjlighet att få 100000 Kr i kredit, gratis uttag utomlands, noll kronor i årsavgift och du kan dessutom föra över pengar från norwegiankortet till ett bankkonto. Läs en recension av norwegians kreditkort här. Här nedan kan du se lite olika videoklipp där du ser hur man använder ekonomiprogrammet Speedledger:

Speedledger - Introfilm e-bokföring



Speedledger - Snabbgenomgång

Speedledger - Setup Speedfeed

Speedledger - Momsrapportering

Speedledger - Skapa faktura till Kund

Speedledger - Manuell kontering

Speedledger - Kontering med Kontantmetoden

Speedledger - Periodisk sammanställning

Gå till speedledgers hemsida för att läsa mer om programmet

Lathund för momskoder i Speedledger

Vilka momskoder använder Speedledger?

Speedledger - Export av SIE fil

En SIE-fil är en form av textfil som återspeglar den bokföring du gjort i ditt bokföringsprogram. SIE är ett svenskt standardformat för att överföra bokföringsinformation mellan olika ekonomiprogram. Du kan t.ex. exportera en SIE-fil och sedan skicka den till din revisor eller redovisningsbyrå som då kan ladda in den filen i sitt bokföringsprogram och gå igenom din bokföring. Den organisation som är ansvariga för SIE-formatet och dess utformning heter SIE-gruppen. Hans Orre som utvecklar Promikbook var med och skapade SIE-standarden. Det är ungefär som XML-filer men för bokföringsprogram specifikt. I grunden är formatet en textfil med hårt reglerade indelningar som utnyttjar att vi i Sverige har en standardiserad kontoplan (BAS) som gör att alla bokföringsprogram lagrar information om bokföringen baserat på denna kontoplansindelning. Detta gör att man i början på 90-talet kunde börja ta fram formatet SIE för att överföra bokföringsdata mellan olika program.

Gå till Speedledgers hemsida

Nytt lovande gratisprogram - Bokio

Gillar du inget av de bokföringsprogrammen som recenseras på den här sidan? Då kanske du ska ta en titt på en nykomling med stor potential: Recension av Bokio bokföringsprogram.

Grundläggande bokföring med T-konton

För dig som inte är bekväm med bokföring kan det vara bra att gå igenom den grundläggande strukturen och arbetssättet för kontering med T-konton. Vilken sida ska man skriva in beloppet på? Debet eller Kredit? Hur bokför man ingående och utgående moms? Här får du en video-genomgång med grunderna i bokföring. Det är även bra för dig som kanske läst FEK-A på Universitetet en gång i tiden men behöver damma av kunskaperna.

Fotnot: Fredrik Åkerström äger idag 25000 aktier i Promikbook sedan oktober 2015 efter en nyemission som gjordes av Promikbook. Vid utvärderingen av bokföringsprogrammet ägdes inga aktier i något av de tre bolagen/bokföringsprogrammen som bedöms i denna artikel.


24 aug 2014

MOMS-SKATT-BOKFÖRING


Sök på Momsens:


Här hittar du det mesta om bokföring, moms och skatter för dig som är småföretagare med enskild firma!


Hittar du inte svaret på din fråga?
Använd detta kontaktformulär
(ställ inte frågor i kommentarerna under artiklarna eftersom FB-plugin inte skickar notiser när nya frågor/kommentarer om bokföring och moms postas. Det är bara de som är inne på den specifika sidan som ser när någon ny bokföringsfråga skrivs in)


www.momsens.se


Momslathunden gör bokföring och momsdeklarationer busenkelt.

Ladda ner momslathunden för iPhone och iPad.
Ladda ner iPhone/iPad versionen

Ladda ner Momslathunden för Android-enheter.

Ladda hem Android-versionen


Momsens.se hjälper företagare med bokföring och skatter.


Ekonomi Länkar


Gratis Excel Mallar


Övriga Länkar



ekonomibloggar.nu

bloggar om ekonomi, bokföring och finans




Ge en gåva och donera en slant till momsens.se så att vi kan fortsätta hjälpa småföretagare och frilansare med bokföring, moms och skatter.



Sekretesspolicy för Momsens.se