Arkivering av kundfakturor
Spara kundfakturor. Hur länge ska man spara fakturor till kunder? Måste kontaktuppgifterna arkiveras? När kan man radera den digitala kopian? Kan jag ändra kontaktperson i Excelmallen för fakturan? Måste både pdf och pappersfakturan sparas och hur länge?
"Hejsan
INkomna fakturor står det, ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.
Vad gäller för fakturor man skickar själv? Ex vis i mitt datasystem har jag namn och adress kopplat till fakturan. Kan jag radera namn/adress på person inom de 7 år jag behöver behålla fakturaunderlaget? Kan jag om jag behåller namn och adress, uppdatera namn och adress på personer. Eller skall det även här vara på exakt samma sätt som då den togs fram?"
Arkivering av faktura till kund
OBS! Från 1 juli 2024 slipper du spara kvitton och fakturor i pappersform i Sverige. Istället räcker det med en digital bild av kvittot eller fakturan. Du kan fortfarande spara papperskvitton och pappersfakturor om du vill. Tro inte på Googles AI-robot Gemini som fått för sig att detta bara gäller under 2000 kronor. De nya reglerna gäller oavsett belopp.
En faktura du skickar till kund (kundfaktura) måste arkiveras enligt samma regler som övrig räkenskapsinformation. De ska alltså sparas i precis det utseende de hade när de sändes till kund.
Skickar du fakturan digitalt måste du också arkivera den digitalt. Skriver du även ut i pappersform till din bokföringspärm kan du radera den digitala fakturan från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 6 § Bokföringslagen).
Kvitton (förenklade fakturor), fakturor, dokument och underlag ska sparas i minst 7 år i någon form (digital eller på papper).
Kontaktuppgifter knutna till en kund är flytande information som kan ändras när som helst. Det viktiga är att du inte kan ändra kontaktuppgifter på själva fakturan som du arkiverar. Den ska se ut som den gjorde det datum du skickade den till kunden.
Att kontaktuppgifterna ändras i ditt bokföringssystem efter fakturering har ingen påverkan på själva arkiveringen och behöver inte följa arkiveringsreglerna. Du ska inte ändra några uppgifter på en arkiverad faktura. Har kunden bytt namn, adress eller kontaktperson ska detta inte justeras på redan “tillverkade” fakturor. De är en ögonblicksbild av hur det såg ut just den dagen de skrevs ut. Det skulle givetvis vara konstigt och praktiskt omöjligt att driva företag om man t.ex. inte fick ändra adressuppgifter till kund när den flyttar till ny adress.
Om du har ett system som uppdaterar allt dynamiskt (eller Excelmallar med macron och liknande) måste du se till att skapa digitala pdf:er eller skriva ut kundfakturorna på papper så att det finns en version av fakturan som är identisk med den som skickades till kund. Ofta gör man Wordmallar eller Excelmallar när fakturering sker manuellt och den ändras varje gång en faktura skapas. Därför måste det också sparas en version som pdf eller motsvarande som är permanent och inte förändras när fakturamallen ändras.
Andra inlägg
- Brytpunkt statlig skatt 2024
- Viktigt 12:e februari
- Prisbasbeloppet (PBB) för 2024
- Periodisk sammanställning för kvartal 4
- Hur länge kan man vänta med att bokföra intäkter som ej kommit till företagskontot?
- Bokföra inkomst för deltagande i undersökning
- Ny momslag 1 juli 2023
- Hur hittar jag spårningskoden för GA4 i Google Analytics?
- Förenklat årsbokslut - Nu kan du registrera!
- Fakturera dröjsmålsränta B2B från Sverige till företag inom EU
OBS! Inga frågor besvaras längre i Facebooks plugin under artiklarna.
Använd detta kontaktformulär istället.
