Får man inte göra fakturor i Excel?

Fakturor i Excel. Får man inte skapa fakturor i Excel? Är det förbjudet att använda Excel-mallar för att skriva fakturor? Vad säger lagen om skapande av faktura?

"Hej! Först vill jag säga tack för en intressant och informativ sida! Sen har jag en fråga som du kanske kan hjälpa mig med. En bekant fick precis veta av sin revisor att det strider mot bokföringslagen att göra fakturorna i excel. Jag har aldrig hört detta och ser att du har excelmallar på fakturor här på sidan. Har min bekant missförstått revisorn? Jag menar alltså inte bokföringen av fakturan utan att skriva den i en excelmall för att skriva ut och ge till kund?"

Fakturorna måste sparas på ett varaktigt sätt

Det låter som ett missförstånd. Det är förbjudet att bokföra i Excel för att ändringar inte loggas. Men det är helt ok att göra fakturor i Excel så länge man skriver ut dom på papper och/eller skapar PDF:er. Det viktiga är att fakturan måste skrivas ut i en beständig form som inte går att ändra, antingen digitalt eller fysiskt. Det kan bli ett problem om man bara har själva Excelfilen som bilaga eller i en mapp för underlag eftersom den lätt kan ändras i efterhand.

Bokföringslagen innehåller inget om Faktura eller Excel specifikt:

http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Bokforingslag-19991078_sfs-1999-1078/

Enligt bokföringsnämnden så tolkas paragrafen i lagen så här:

Enligt 7 kap. 2 § BFL ska dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation vara varaktiga. Räkenskapsinformation omfattar bl.a. grundbokföring, huvudbokföring och sidoordnad bokföring, se kapitel 1. För att uppfylla varaktighetskravet i 7 kap. 2 § BFL måste den löpande bokföringen göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som noteras, registreras eller på annat sätt förs in i den löpande bokföringen inte ska kunna raderas eller på något annat sätt göras oläsligt.

Det är denna tolkning som ligger till grund för att Excel inte får användas för bokföringen. Men det finns alltså inget hinder att använda Excel för att göra fakturor så länge dessa skrivs ut i en “varaktig form som inte kan ändras” dvs PDF eller utskrift på papper.

Om det hade varit förbjudet att göra fakturor i Excel hade i princip alla företag jag jobbat på brutit mot lagen, det borde lugna din bekant :)

Bokföringsnämnden förklarar löpande bokföring:

För att affärshändelser, rättelser och bokslutstransaktioner m.m. ska anses bokförda måste bokföringsposten, dvs. noteringen i grundbokföringen eller huvudbokföringen, vara gjord på ett varaktigt sätt. Det är först när noteringen är gjord på ett varaktigt sätt som affärshändelser m.m. är bokförda. I en manuell bokföring görs noteringen på ett varaktigt sätt t.ex. genom att affärshändelsen noteras med bläck och i ett bokföringsprogram genom att registreringen inte kan tas bort eller ändras. En affärshändelse som noteras med blyerts i den manuella bokföringen eller registreras i ett kalkylprogram är inte bokförd eftersom bokföringsposten inte är varaktig.

Detsamma gäller så kallad preliminär bokföring, dvs. registrering av en affärshändelse i ett bokföringsprogram i vilket bokföringsposterna kan raderas eller ändras fram till dess att en aktiv åtgärd vidtas för att låsa bokföringen. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelserna inte anses bokförda. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda enligt bestämmelserna i kapitel 3. Inom vilken tid affärshändelser ska vara bokförda varierar och beror på vilka bestämmelser i kapitel 3 som företaget tillämpar.

Enligt 5 kap. 1 § BFL ska affärshändelserna bokföras så att de kan presenteras i såväl registreringsordning som i systematisk ordning. Det är först när noteringen i både grundbokföringen och huvudbokföringen är gjord på ett varaktigt sätt som bokföringen av affärshändelsen är fullgjord. Varje ändring av en bokföringspost ska framgå av bokföringen och följa bestämmelserna om rättelser, se 5 kap. 5 § BFL och punkt 2.17. Det är först när en affärshändelse är bokförd som bestämmelserna om rättelser blir aktuella.

Kravet på varaktighet gäller inte endast bokföringen i registreringsordning och systematisk ordning utan även t.ex. sidoordnad bokföring. Det innebär att även noteringar och registreringar i ett anläggningsregister ska göras på ett varaktigt sätt. Enligt punkt 4.4 ska ett anläggningsregister uppdateras senast i samband med det bokslut som upprättas per räkenskapsårets utgång och det är då som kravet på varaktighet senast ska vara uppfyllt.

Språk i fakturorna

Räkenskapsinformation som upprättas av företaget självt får upprättas på svenska, danska, norska eller engelska. Skriver du fakturan på något annat språk till din kund måste du alltså också bifoga en översättning till fakturan i bokföringspärmen.

Läs mer om formalikraven på fakturor på den här sidan