Paradoxen med bokföring enligt fakturadatum som medför en sortering som inte är i datumordning

Bokföra enligt fakturadatum. Vad innebär det i praktiken när man bokför enligt datum? Hur blir sorteringen i pärmen när man bokför enligt faktureringsmetoden? Är det fakturadatum eller inmatningsdatum som styr när en kostnad eller intäkt bokförs i en period? Vad innebär det egentligen att bokföra i datumordning? Innebär bokföring i kronologisk ordning att fakturorna kommer i datumordning i pärmen eller medför det att transaktionen bokförs enligt fakturadatum?

"Vi bokför i en serie enligt fakturametoden. Är det god redovisningssed att bokföra alla leverantörsfakturor för en månad (efter datum), varpå man göra likadant med kundfordringar och verifikat istället för att hela tiden kolla datum innebärande att man måste hoppa mellan Leverantörsmodulen, Verifikat- och Kundfordringar-modulen hela tiden? Det är tidsineffektivt.

Det jag menar är att vi vill bokföra i datumordning, men är det ok (trots att vi bara kör en A-serie) att bokföra alla leverantörsskulder klart för en månad innan man bokför övriga verifikat i form av kundinbetalningar och utbetalningar m.m.? Eller måste man bokföra två leverantörsfakturor, varpå man måste bokföra en kundinbetalning eftersom händelserna inträffar efter varandra enligt datumordning?"

Ok ja det där är en fundering som nog många stöter på.

Vad innebär egentligen att bokföra efter fakturadatum?

Det innebär att bokföringsprogrammet sorterar bokföringen efter det datum man angivit enligt datumet på fakturan INTE INMATNINGSTIDPUNKTEN. Du bokför kostnaden eller intäkten i den månad affärshändelsen inträffade i verkligheten, inte när du matade in fakturan i bokföringsprogrammet.

Ja enligt FAKTURERINGSMETODEN kan du bokföra bunten med lev. fakturor rakt av och sedan kundfakturorna eller tvärt om, bokföringsprogrammet sorterar efter datum men verifikations nr serien i pärmen hamnar de i den ordning du bokfört dom. Denna serie måste vara obruten dvs 1,2,3.. men det kan vara blandat kundfakturor och leverantörsfakturor. Oftast har man dock minst 3 pärmar och serier när man har lite fler transaktioner/större företag t.ex. A kundreskontra, B leverantörsreskontra och C journalserien eller bokföringsorder där även betalningsbokningar och övriga transaktioner hamnar. Men du får använda bara en serie om du vill, men då hamnar inte sorteringen i PÄRMEN i kronologisk datumordning och det är ok när man använder FAKTURERINGSMETODEN.

Hade du bokfört enligt KONTANTMETODEN hade du behövt bokföra i den ordning betalningen gjorts eller kommit in dvs du måste växla mellan kundfakturor och leverantörsfakturor (som du inte ville göra) efter betalningstidpunkten, därför lämpar den sig bara för riktigt små företag med en handfull transaktioner per dag.

Som sammanfattning kan man alltså säga att svaret på din fråga är att sorteringen i bokföringspärmen enligt verifikations nr inte behöver följa datumsortering (kronologisk ordning).

Bokföringssortering

Ekonomer säger dock inte att dom bokför enligt "datumordning" eller enligt "fakturadatum". Den som är utbildad ekonom kommer istället säga att bokföringen delas in och sorteras i Grundbok och Huvudbok.

Den löpande bokföringen ska genomföras på ett sådant sätt att alla affärshändelserna kan visas i både den ordning som bokföringsposterna har registrerats (Grundbokföring) och i en systematisk ordning (Huvudbokföring).

Grundbokföring - Det är denna sortering du ser i din bokföringspärm där du sätter in fakturorna, detta kallas även Registerordning. Dagbok och Verifikationslista är alltså kopplat till denna typ av bokföringssortering:

"I Dagboken bokför man verifikationer (affärshändelser) dag för dag. Verifikationerna hamnar på en tidslinje (kronologisk sortering) baserat på vilken tidpunkt de matas in. Bokföringen blir i Dagboken indelad som dagarna i din kalender. Förr i tiden började man att skriva in bokföringen i Grundboken (Dagboken), sedan förde man över dessa i en annan bok som kallades Huvudbok (sortering enligt BAS-konto)."

Huvudbokföring - Detta innebär att du bokför enligt Systematisk ordning:

"I Huvudboken ser du allt som har hänt per kontonummer, t.ex. alla transaktioner på företagskontot 1930. Men i Dagboken ser man en lista över alla affärshändelser i den ordning de inträffat." I förlängningen innebär detta också att presentationen i Huvudboken visas enligt "fakturadatumsortering" eller med andra ord den kronologiska ordning som affärshändelserna har inträffat på just det konto du tittar på.

(Ett avsteg från denna regel görs för de som bokför enligt KONTANTMETODEN då sorteringen i Huvudboken istället kommer i den ordning som betalningen gjorts, inte enligt datumet på fakturan)

Ska man bokföra enligt Grundbokföring eller Huvudbokföring?

Svaret är att du idag bokför enligt båda samtidigt. Du behöver inte välja eller tänka på det när du bokför i ett bokföringsprogram. Termerna är en rest från gamla tiders bokföring på papper då man först bokförde en gång i Grundboken och sedan samma sak en gång till i Huvudboken. Du slipper alltså detta dubbeljobb med digitala bokföringsprogram. Dessa termer lever dock kvar eftersom lagen säger att bokföringen måste kunna visas i både Grundbokföringssortering och Huvudbokssortering. Detta i kombination med att man i dagligt tal säger "bokföra enligt datum" och liknande kan göra det hela extra förvirrande för den som inte kan så mycket om bokföring. Är man dessutom osäker på vad Faktureringsmetoden och Kontantmetoden innebär blir det ofta lite för mycket att ta in när man tänker "bokföring enligt datum".

Tänk istället att kostnader och intäkter bokförs på den månad (det datum) de tillhör och sorteringen i pärmen kommer i den ordning du matat in fakturorna i bokföringsprogrammet.

Läs även:

Skatteverket: Presentation i registreringsordning och systematisk ordning

Vad betyder Dagbok inom bokföring?

Grundbokföring vs Huvudbokföring