Grundbokföring vs Huvudbokföring

Grundbokföring vs Huvudbokföring. Vad är skillnaden mellan grundbokföring (eng. daybook) respektive huvudbokföring (eng. ledger)? Det korta svaret är att det är ingen skillnad, det är samma info men olika sätta sortera och presentera bokföringen på.

Ekonomer slänger ofta olika termer som debet och kredit omkring sig för att exkludera andra och inkludera sin egen inbillade elitgrupp och få det att låta som dom är mycket mer kunniga och intelligenta än dom egentligen är. Faktum är att de ekonomer som hela tiden lägger in ekonomiska termer och floskler när dom pratar ofta kan sitt jobb sämre än de som pratar vanlig svenska. Är man riktigt säker på vad man gör och vad man kan då klarar man av att översätta det man håller på med, eller det man vill förklara, till vanlig svenska. Den som är osäker i sig själv och sin kunskap slänger sig ofta med väldigt mycket facktermer, något jag sett ett antal exempel på själv på de många ekonomiavdelningar jag varit på. Men vad betyder dessa begrepp då på vanlig svenska?

Grundbokföring

Grundbokföring innebär att du registrerar konteringar löpande. Allt du bokför lagras i bokföringssystemet på en tidslinje i grundbokföringen. Från din första bokföringspost adderas sedan nya bokningar dag för dag och dessa är i grundbokföringen sorterade i kronologisk ordning. Vilket på ren svenska betyder att de hamnar i samma ordning som dagarna i din kalender. Därför kallas Grundboken också för Dagbok. När du skriver ut en rapport för Grundbokföringen i ditt bokföringssystem kommer alltså konteringarna presenteras i ordningen efter vilket klockslag de bokfördes.

Om du undrar vilket konto du bokförde något på under dagen är det bäst att titta i grundbokföringen för dagens datum. Du kanske vet att du gjorde en kontering strax före lunch, men nu kom du på att du måste lägga till ett underlag till fakturan, eller att du glömde bifoga den scannade fakturan när du bokförde, eller fakturamallen som du skapat i Excel. Hur ska du då hitta igen just den bokföringsposten? Detta är en situation då man enklast hittar det man söker i en grundbokföringsrapport. Då ser du alla bokföringsposter som bokförts idag sorterade efter inmatningstidpunkt och du kan snabbt hitta igen det du bokfört timmen innan lunchen.

Huvudbokföring

Huvudbokföring innebär istället själva uppdelningen på olika konton i BAS-kontoplanen. När du konterar anger du hur något ska placeras i huvudbokföringen, alltså vilket konto du bokar t.ex. kostnader och intäkter på. När du tar fram en rapport för Huvudbokföringen i ditt bokföringsprogram så får du en lista med alla affärshändelser sorterat efter kontoindelning 1000->9999. Det spelar alltså ingen roll när något är bokfört i huvudbokföringen utan den sorterar efter BAS-kontonummer. Ekonomer säger att Huvudbokföringen är sorterat enligt systematisk ordning. Är inte sorteringen efter tidpunkt också systematisk? Jo, men ekonomer tycker att sortering efter konton är mer systematiskt än sortering efter tidpunkt. Man skulle lika gärna kunna kalla Huvudbokföring för "sortering enligt BAS-kontoplanen". När du tar ut en rapport för Huvudboken ser man balanserna för varje balanskonto och summan för varje resultatkonto. Det är därför oftast i Huvudboken du ska titta när du märker att något är fel i bokföringen.

Grundbokföringen vs Huvudbokföringen

gammal antik huvudbok och grundbok som skrevs för hand i debet och kredit

Indelningen av bokföring i dessa två olika kategorier kan kännas abstrakt och svårbegripligt. Det är egentligen en gammal rest från tiden då man bokförde för hand och hade en bok för Grundbokföring och en bok för Huvudbokföring. Då var det mycket mer naturligt och begripligt när någon sa att man ska titta i Grundbokföringsboken för att hitta en kontering. Idag när Ekonomen säger att "det hittar du igen i Grundbokföringen" kanske du känner dig vilsen och förvirrad. Vad menar karln liksom?? Du tänker att du använder bara bokföringsprogrammets sökfunktion och klickar antingen i rutan "sortera på tidpunkt" eller "sortera efter BAS-konto", men var är rutan för "Grundbokföring" och "Huvudbokföring" liksom?

Idag har dessa termer i princip spelat ut sin roll men används ändå flitigt trots att vi har onlinebokföring och digital bokföring där indelningen i "två olika böcker" sker helt under ytan och automatiskt - du behöver inte göra jobbet två gånger idag. Egentligen sparas inte informationen idag i varken en Grundbokföringsfil eller en Huvudbokföringsfil även om Ekonomer tror det. Allt lagras på ett helt annorlunda sätt i databaser. Lagringen av varje bokföring optimeras enligt regler för databasens dataindelning. Sedan när du tar fram rapporter eller söker efter information så kan Bokföringsprogrammet skapa virtuella Grundböcker och Huvudböcker för att att ekonomen ska förstå den lagrade bokföringsdatan. Generationen som är uppväxt med Google tänker snarare "jag hittar igen bokföringsposten om jag googlar extern hårddisk från CDON som jag skrev i beskrivningstexten" än att man säger "Nu ska jag gå in i Grundboken och leta efter en bokföringspost som matades in mellan kl 11-12". Moderna bokföringsprogram kommer att få allt mer "Googellika" sökfunktioner i framtiden då man kommer kunna söka mer som en människa tänker. Det finns redan idag möjlighet att implementera denna typ av sökning eftersom många system är helt onlinebaserade idag. Då kan man enkelt bygga in Google anpassad sökning för att "Googla i bokföringen". Men ännu verkar inte e-conomic, Speedledger eller Promikbook upptäckt denna geniala idé. Men kom ihåg att du läste det först på Momsens.se!

Det finns också en viktig anledning kvar till att man fortfarande använder termerna Grundbok och Huvudbok. Det är faktiskt så att lagen kräver att man delar in bokföringen i dessa två böcker, trots att de innehåller exakt samma info bara i olika sorteringar. Därför måste bokföringsprogrammen kunna presentera informationen enligt dessa två sorteringsmetoder för att programmet ska uppfylla det lagstadgade kravet på bokföring och bokföringsprogram.