Frilansare: Försäljning och Inköp av tjänster

Bokföra inkomster från frilansande. Hur bokför man intäkt från uppdrag på frilansar siter som oDesk/UpWork, freelancer.com och Elance.com? Ska man bokföra uppdrag på oDesk som en försäljning till oDesk eller till uppdragsgivaren? Räknas inkomster från frilansande på freelancer.com som lön eller försäljning? Är det lagligt att tjäna pengar som privatperson på frilanswebbplatser eller måste man starta företag?

Försäljning av tjänster är lite knepigt eftersom det gäller olika saker beroende på vem du säljer till och var kunden finns. Du kan använda dig av konteringsexemplen för olika typer av tjänsteförsäljning som du hittar här på momsens.se för att få hjälp med hur du ska bokföra ditt frilansande. Du hittar lämpliga länkar i slutet på den här artikeln. Men man måste tänka till lite extra om man säljer till privatpersoner inom/utanför EU.

Måste man upprätta fakturor för varje kund och tjänst man säljer?

Det här är något som skapar stor förvirring för många entreprenörer och frilansare idag. Ingenstans verkar man kunna få svar på frågan om man ska fakturera webbplatsen eller de man gör uppdragen åt individuellt. oDesk är USA baserat och dom förstår inte skatt alls och ännu mindre de omfattande skatte- och fakturaregler som finns inom EU. Dom pratar mest om 1099 formuläret och är helt insnöade på amerikanska regler. Freelancer.com är baserat i Australien och har heller ingen koll på EU:s regler kring skatter och fakturor. Så frilansarna får bara luddiga och meningslösa svar från supporterna. Då och då trillar det ned frågor om detta i min mailbox där frilansare undrar hur det egentligen ska bokföras, och hur man ska hantera moms och skatter. Ingen verkar vilja svara på dessa frågor och skriva under svaret med sitt namn. Men Momsens.se ska nu städa upp in denna röra!

När man har direktkontakt med sin kund eller uppdragsgivare kan frilansarwebbplatsen inte bedömas som en marknadsplats (som Google Play, iTunes etc). Det betyder att säljare och köpare ingår ett avtal om försäljning eller köp med varandra och inte med frilansarwebbplatsen. Detta gör också att de tjänster som säljs, och där en människa är inblandad i färdigställandet av tjänsten, inte är en elektronisk tjänst som omfattas av MOSS-regelverket som bara riktar in sig på automatiska tjänster där man laddar ned färdiga filer, appar, musik etc., alltså inte skrivandet av en artikel eller en översättning.

Det diskuteras här och där på nätet men ofta kommer man inte fram till ett korrekt svar eller så kommer man inte fram till något alls. Resonemanget kring konteringen är korrekt på den där länken, förutom att man inte ska bokföra oDesk avgiften utan bara fakturera intäkten man får själv och ställa ut denna med eventuell moms till kunden. Men en jurist skulle invända mot att man är underleverantör till oDesk eftersom avtalet är så tydlig med att det är köpare och säljare som ingår en affärsrelation med varandra för varje uppdrag. Men oDesk (numera UpWork) är ändå betydligt tydligare än t.ex. freelancer.com som har ett väldigt luddigt avtal på den här punkten. Problemet är att oDesk ligger i USA och freelancer.com i Australien, dom förstår inte de mer omfattande faktura, moms och skattekraven som finns inom EU, så det är inte bara svenskar som har problem utan alla frilansare inom EU. T.ex. Grekland och speciellt Italien har väldigt pedantiska och detaljerade krav för fakturahantering och momsredovisning (visste du att Italien har över 500 rutor i sina momsdeklarationer, det du!), så jag har hittat en del trådar på engelska med mer eller mindre förtvivlade frilansare som försökte få dom här siterna att förstå de lagliga kraven som ställs på företagare i några EU-länder.. men siterna ansåg inte att det var deras problem utan hänvisade till lokala juridiska rådgivare i respektive land, dom förstår inte att dom är en del av problemet. När du har företag i EU som fakturerar en tjänst och har direktkontakt med kunden så måste du ställa ut en faktura till respektive kund, oavsett var kunden befinner sig.

Hur höga krav ställs på fakturan man måste skapa för frilansartjänster?

Kraven varierar naturligtvis, tyvärr.., en hel del mellan olika länder. Det många inte vet är att du ofta inte behöver skapa en riktig fullständig faktura som underlag för ditt frilansande. Det räcker många gånger med något som kallas "förenklad faktura". Gränsen höjdes i år (2015) till 4000 Kr från 2000 Kr, vilket gör att många försäljningar av tjänster kan faktureras med ett rimligare och smidigare underlag i bokföringen. OBS: Du får idag inte ställa ut förenklade fakturor till kunder i andra EU-länder, men det finns inga sådana restriktioner för kunder utanför EU. Säljer du till privatperson eller företag i t.ex. USA räcker det alltså att du skapar en förenklad faktura så länge beloppet understiger 4000 SEK.

Läs artikeln om förenklade fakturor och dess krav här

Bokföring och Skatter för frilansarbete måste upp på EU:s dagordning

Det krävs nog att man tar upp detta på EU nivå i framtiden. Det är ett växande problem och fler och fler jobbar som frilansare så beloppen kan vara på betydande nivåer sammantaget. Det är förvånande att inte Skattemyndigheterna tittar närmare på detta. IRS i USA har börjat få upp ögonen för hur mycket skattepengar som kan försvinna genom att systematiskt använda sig av dessa siter för att t.ex. tvätta pengar. Dessutom tog CNBC upp problemet här med att så många jobbar utan att vara anställda och att IRS inte har rutiner och regler anpassade för denna moderna ekonomi. Enligt uppgift så är nu 34% av den amerikanska arbetskraften på ett eller annat sätt involverade i frilansarbete!

Det är dåligt av oDesk att ge den info man gjort i den här chatten som finns återgiven på den här sidan, det är nog bara en vanlig kundtjänstarbetare och inte någon expert som ger det där politiskt och juridiskt korrekta standardsvaret på frågan. Dom säger bara att du kan säga att betalningen är från oDesk vilket är helt korrekt, och en faktura till oDesk skulle bara bli ett betalningsuppdrag för överföringen av pengarna inte en faktura för tjänsten som utförts, så dom har rätt i sak men hjälper inte sina medlemmar direkt med ett sådant svar, dom skyddar bara sin egen rygg och skyfflar över problemet på frilansaren. Svar som detta gör att frilansarna tror att dom kan bokföra klumpsummor som intäkter från oDesk..

Företag som köper tjänster på nätet från frilanstjänster runt om i världen via dessa siter bokför ofta fel

Företag som köper tjänster på dessa mötesplatser för frilansare och kunder, har samma problem med bokföringen eftersom dom bara bokför ett betalningsuppdrag med oDesk, inte själva fakturan för köpet av tjänsten som dom måste få från frilansaren. Man kan se oDesk som Länsstyrelsen där man kan deponera pengar medan en tvist eller arbete pågår. Men dom är inte en del av själva utförandet av tjänsten eller affären. På samma sätt är oDesk m.fl bara en "dating site" så att säga. Dom tar betalt en liten provision för att koppla ihop människor, men du kan inte ställa ut en faktura till datingsiten för något som din partner förväntats uträtta..

Måste man starta företag för att frilansa?

Arbetar man som privatperson på oDesk och Elance mfl så blir det hobbyinkomst och ingen moms eller bokföring, förutom att du måste spara alla underlag och kvitton. Det blir inkomst av tjänst som man tar upp i vanliga inkomstdeklarationen som beskattas som lön. Men om du tänker jobba heltid och har din huvudsakliga inkomst från frilansjobb så kommer du få svårt att motivera detta som hobby. Då blir du tvungen att registrera företag.

Det många gör idag på frilansarsiterna är att deklarera det som hobbyinkomst, eller inte deklarera det alls eftersom det är svårt för Skatteverket att kontrollera dessa utländska siters konton och de PayPal konton som är kopplade till dessa. För man inte över pengarna från PayPal till ett bankkonto i Sverige kan man ganska lätt flyga under radarn för tillfället. Idag finns det ingen specifik gräns för när hobby blir företag (det fanns förut en gräns på 30K), så det blir upp till Skatteverket att bedöma när du måste vara företag och vara momsregistrerad i varje enskilt fall. Eftersom det är så luddigt idag var gränsen går kan man ofta köra på med frilansande som hobby ett bra tag. Eftersom det oftast är utländska aktörer inblandade så blir det sällan någon svensk moms inblandad som inte betalats in till Skatteverket och när du skattat för vinsten, om du gör det, så finns det inte mycket att sätta dit dig på förutom att du kan behöva betala eftertaxering eller skönstaxering på oredovisade inkomster. Det betyder att många fortsätter att flyga under radarn tillsvidare.

Men har du inget annat jobb eller huvudsaklig inkomstkälla förutom inkomsterna från frilansandet är du inte längre i en gråzon, utan då är regelverket ganska tydligt att du måste registrera ett företag. Man kan naturligtvis skriva ut sig från Sverige och skriva in sig i ett land där det inte finns några regler för detta, eller ett land där det är generösare att leva på sin hobby än i Sverige och EU-länder. Men bl.a. England har förmånliga regler för den som inte tjänar så mycket, du behöver inte momsregistrera dig heller om du inte säljer för över 82K pund per år, alltså drygt en miljon. Äger du en fastighet är det dock svårt att få Skattemyndigheten att acceptera att du inte ska skatta för pengarna i Sverige. Finns flera fall av utflyttade och personer som bor stor del av året utomlands som ändå blivit dömda att betala skatt i Sverige därför att så fort du äger en fastighet anses du ha väsentlig anknytning till Sverige även om du inte vistas här speciellt mycket. Momsens fick många mail förut om detta med hobby och jag skrev då denna artikel om ni inte redan läst den:
Hur mycket får man tjäna på sin hobbyverksamhet innan man måste registrera företag?

Varför ska jag inte fakturera oDesk eller Elance när jag får pengarna från Dem?

Har du ett eget företag AB/enskild firma måste du bokföra och hantera moms, även om det oftast är fiktiv moms som bara ska bokas och redovisas, inte betalas. När du frilansar med ditt företag är det ditt företag och inte oDesk som anses vara den juridiska personen som den som köper tjänster av dig anses ha kontakt med. När du har företag får man se oDesk som “Paypal” eller “Mastercard” där dom bara blir en infrastruktur för betalningen, men försäljningen görs mellan uppdragsgivaren och ditt företag eller du som privatperson. Skatteverket kommer, antagligen, anse att du måste bokföra varje enskilt uppdrag. Du kan inte bokföra en klumpsumma och skapa en faktura gentemot oDesk/UpWork/Elance eller Freelancer.com för försäljningen av tjänsterna (vilket VÄLDIGT MÅNGA gör just nu..).

Själva överföringen av pengarna ger bara upphov till en transaktionsfaktura för själva betalningsöverföringen mellan bankkontot där ersättningen deponerats och till Dig eller ditt företag. Om du skapar en faktura på klumpsumman du tar ut varje månad så är det bara en faktura för betalningsuppdraget, inte för den utförda tjänsten som du utfört åt köparen.

Jag nämnde det tidigare men tar upp det igen för de som hoppar direkt ner hit i texten. Man kan jämföra det med att oDesk, freelancer.com, Elance m.fl. fungerar som Länsstyrelsen där man kan deponera en betalning i väntan på att ett arbete eller tvist blivit löst och därmed slippa betala ränta eller hamna i andra problem med rättvisan för att man inte betalat. Men det är fortfarande de två parterna, inte Länsstyrelsen, som är delaktiga i affären. Därför kan inte säljaren fakturera Länsstyrelsen för ett jobb man utfört åt en annan person eller företag, även om pengarna tillfälligt finns hos Länsstyrelsen. Därför kan du inte fakturera frilansarwebsiterna för de tjänster du sålt eller köp via dessa.

Nu ska vi gräva djupare i detta och göra det nästan alla undviker att göra för att få svar på frågan om man ska fakturera webbplatsen eller köparen/säljaren av tjänsterna. Vi ska LÄSA VAD SOM STÅR I AVTALEN MED SITERNA!

Vad står det i avtalen som finns hos frilansarwebbplatserna?

1. THE ODESK PLATFORM

1.1 Purpose of the oDesk Platform.

"The oDesk Platform allows Clients and Freelancers to identify each other and enable them to buy and sell Services online. Under this Agreement, oDesk provides services to both Clients and Freelancers, including curating Clients and Freelancers, facilitating the formation of contracts between Clients and Freelancers, and managing disputes related to those contracts. Clients post jobs and invite Freelancers to apply. Freelancers post profiles and bid on jobs. If a Client and Freelancer agree on terms, a Service Contract is formed directly between such Client and Freelancer subject to the provisions set forth in Section 3 (Service Contract Terms Between Client and Freelancer). oDesk pays Freelancers in connection with their delivery of services through the oDesk platform. oDesk collects payment from Clients in connection with their receipt of services through the oDesk platform."

https://tldrlegal.com/license/odesk-user-agreement#fulltext

Slutsats: Från ett bokföringsperspektiv är avtalsparten för varje jobb den aktuella uppdragsgivaren. Du måste alltså fakturera varje individ/företag som du utför tjänster åt. oDesk kopplar bara ihop två parter och hanterar betalningen. Man kan förklara det genom en liknelse: Det är kvinnan och mannen som gifter sig och prästen genomför bara ceremonin men om det blir skilsmässa har prästen inget med bodelningen att göra. Prästen (oDesk) är alltså inte en part i relationen mellan kvinnan och mannen, eller med andra ord, oDesk är inte din motpart som du ska ställa ut fakturorna till. Det betyder att du själv måste samla in den information du behöver från uppdragsgivaren (VAT nr om företaget är från EU och du har företaget registrerat inom EU, faktureringsadress som du ska ställa ut din egna faktura till etc). Här kan du läsa om minimumkraven du måste få med på den faktura du ställer ut för att den i alla fall ska vara godkänd som en förenklad faktura. En förenklad faktura får ställas ut på belopp upp till 4000 Kr, vilket ofta är tillräckligt för frilansare. Du behöver alltså inte alltid göra en fullständig faktura, utan det kan normalt räcka med ett "kvitto-liknande" underlag.

Freelancer.com Avtalet: 16. User Services

"Upon the Buyer awarding a project or contest to the Seller, and the Seller’s acceptance on the Website, or the purchase of an item by a Buyer from the Seller, the Buyer and Seller will be deemed to have entered into a User Contract under which the Buyer agrees to purchase, and the Seller agrees to deliver the Seller Services. You agree not to enter into any contractual provisions in conflict with the User Agreement."

"You acknowledge and agree that:

we are not a bank or other licensed financial institution and do not provide banking services or any financial services to you;
the funds shown in your Account (which may include Milestone Payments and/or any prepayment of fees and charges which you owe to us) represents our unsecured obligations to you with respect to your rights to direct us to make payment in relation to the purchase and sale of Seller Services through the Website and provision of the Freelancer Services;"

https://www.freelancer.com/about/terms

Avtalet hos Freelancer.com är betydligt luddigare och det är ännu svårare för frilansaren att förstå om det är Freelancer.com som ska fakturera kunden eller om det är frilansaren själv som ska fakturera kunden. En jurist skulle dock tolka denna text som att det står klart att affären görs mellan säljaren och köparen av tjänst(erna). Därför kan du inte fakturera Freelancer.com för tjänster du sålt till en privatperson eller företag via siten. Du måste upprätta en faktura direkt till kunden. Detsamma gäller om du är köpare. Du kan inte bokföra detta som ett inköp från Freelancer.com utan ska begära en korrekt utställd faktura från säljaren, när säljaren är ett företag.

Är säljaren en privatperson blir det knepigare eftersom det kan gälla olika regler i olika länder. Det är inte säkert att man måste upprätta en faktura som hobbyfrilansare i många länder, även om köparen behöver en sådan för sin bokföring. Men ett företag är oftast skyldiga att begära in en faktura och bokföra denna innan en betalning sker. Det är en grundläggande redovisningsprincip som återfinns i de flesta civiliserade länder. Det sätt som dessa siter är uppbyggda på gör det svårt för företag som köper tjänster att uppfylla bokföringskraven och bokföringsreglerna. Situationen gör att företag som beställer tjänster lätt kan hamna i en situation där deras regelverk i hemlandet ser företaget som arbetsgivare och man skulle behöva betala sociala avgifter eftersom det kan vara fråga om ett anställningsförhållande. Men vissa av siterna avtalar bort denna möjlighet med formuleringar som "independent contractor" etc. Dessutom är den potentiellt anställda personen ofta baserad i ett annat land vilket gör det hela ännu mer komplicerat. Det krävs alltså att EU trycker på för att myndigheterna i bl.a. USA och Australien ska styra upp webbplatserna som är baserade i deras länder så att kunder och säljare runt om i världen kan göra rätt med bokföring och skatter vid handel via deras frilansarwebbplatser.

Elance Avtalet: 1. Overview

"The Site is a venue where our Members use both our marketplace and our platform for online services. Clients and Freelancers become Members when they open Elance Accounts pursuant to the Account Agreement. As Members, they use the Site directory and Freelancer Services board functions to advertise, locate, introduce themselves to each other, screen and select each other, negotiate Engagement terms, and enter into Member Contracts between each other. Once two Members enter into a Member Contract, they use the Site to collaborate, communicate about, and invoice and pay for the Engagement."

https://www.elance.com/p/legal/user-agreement.pdf

Elance är en av de äldsta friansarsiterna och har kommit lite längre när det gäller VAT/Tax compliance och korrekt fakturahantering etc. Hos Elance är det också klart och tydligt i avtalet att det är säljaren och köparen som upprättar ett avtal med varandra för att sälja och köpa tjänster. Du kan alltså inte ställa ut fakturor till Elance i USA för varje klumpsumma du får utbetalt från Elance, utan du måste upprätta separata fakturor för varje kund och bokföra varje försäljning/köp av tjänst separat, och hantera den eventuella momsredovisning och periodisk rapportering som tillkommer beroende på var köpare och säljare är registrerade, och om de inblandade är företag eller privatpersoner.

Det är antagligen inte så många som gör detta helt korrekt idag och Skatteverket måste gå ut med information om hur dom tolkar den här typen av "datingsiter-för-frilansare", för att undvika att massor med frilansare får problem med flera års bokföring framöver.

Informationen om detta är väldigt dålig på internet, det finns inte mycket att gå på, mycket av det som står är fel, och det är nog många som “flyger under radarn” just nu med dessa inkomster - de tas varken upp i inkomstdeklaration och många skulle nog behöva starta företag om dom blev granskade av Skatteverket. Dessutom har Skatteverket (antagligen) inte direkt insyn i PayPal konton ännu, som dom har med vanliga bankkonton, där dom kan begära ut att få se kontoinfo för vem som helst. Det är först vid Skatterevision som dom begär att du eller ditt företag loggar in och hämtar underlag från PayPal.

Varför räknas inte oDesk, Freelancer.com och Elance som Marknadsplatser?

När du säljer via freelancer-siter så är det en gråzon om de räknas som marknadsplatser eller om du anses sälja direkt till kunderna. I de fall du lagt upp filer som köps via dessa siter (tänk Google Play, iTunes) räknas det som marknadsplats och du bokför försäljningen som om du sålde till Odesk eller freelancer.com etc, det betyder att försäljningen räknas som försäljning av tjänst till det land frilansarsiten är registrerad. På freelancer.com finns också en marknad där man just kan sälja sina filer, makron, logos etc. Här blir det svårare att dra en gräns om man ska likställa dessa webbplatser med Google Play och iTunes vid försäljning av filer. Det mesta tyder på att denna del av siterna där man köper och säljer nedladdningar omfattas av den nya MOSS-lagstiftningen. När det gäller Freelancer.com är det Australien-baserat. När du får intäkter från "downloads" från denna site blir det alltså export av tjänst utanför eu:

https://www.momsens.se/bokfora-forsaljning-av-tjanst-utomlands-till-kund-utanfor-eu

När du säljer utförandet av uppdrag till någon som beställt tjänster av dig blir det en annan situation än om du lägger upp färdiga filer för försäljning. Eftersom man ofta har mailkontakt och Skypekontakt osv med uppdragsgivaren blir det oftast att man anser att du som frilansare säljer tjänster direkt till köparen och ej via marknadsplats. Då måste du ta reda på om du säljer till en privatperson eller företag. Du måste ta reda på VAT nr för företag i EU som beställer tjänster av dig.

FRILANSARE - SÅ HÄR BOKFÖR DU DIN FÖRSÄLJNING:

När man gör program, skriver artiklar eller översättningar osv blir det intellektuella tjänster (även kallat diverse tjänster) och då bokför du som jag visar på den här sidan om översättningstjänster:

https://www.momsens.se/moms-pa-oversattningstjanst-till-kund-inom-eu-eller-utanfor-eu

Exakt vad som är en "intellektuell tjänst" tjänst definieras inte klart och tydlig någonstans. Men praxis är att det krävs en del kvalificerat tänkande, analys, kreativitet och teknisk problemlösningsförmåga eller motsvarande från säljarens sida. Vilket gör att i princip alla frilansarjobb där man utför tjänster, skriver något, programmerar något eller spelar in en dubbning eller video räknas in i begreppet "diverse tjänster".

Du kan också använda den här sidan som en Lathund för hur du hanterar momsen vid försäljning inom EU med konteringsexempel:
https://www.momsens.se/forsaljning-av-tjanster-till-eu

Tycker du att det verkar svårt och krångligt med momsen när du säljer till andra länder? Ja, det är det! Om du ska hantera detta själv idag så har du skaffat dig ett par extra heltidsjobb utöver att sköta ditt företag. Men nu finns det äntligen en lösning på denna byråkratiska mardröm. Läs mer här.

FRILANSARE - SÅ HÄR BOKFÖR DU DINA KÖP FRÅN ANDRA FRILANSARE:

När du köper tjänster av andra frilansare blir det så här om säljaren är utanför EU:

https://www.momsens.se/kontering-av-import-av-tjanst-utanfor-eu

Ibland måste säljaren i ursprungslandet lägga på sitt lands moms som du inte kan dra av i Sverige, då blir den momsen en kostnad för dig, sen beräknar du två rader moms ovanpå totalpriset du betalat.

Inköp inom EU har du bra exempel på här:

https://www.momsens.se/eu-moms

Var kan man få uppdrag som frilansare?

Det finns idag många webbplatser som förmedlar uppdrag mellan frilansare och kunder. Jag själv har mest använt mig av freelancer.com och lite på oDesk(UpWork) men Elance är också stora och etablerade. Förutom dessa finns det en hel del till med olika inriktning och storlek. Några exempel på frilanssiter är:

Frilanspoolen (bemanningsföretag för frilansare)

Okelii (IT, Programmering och Översättning)

Creators (Designerinriktad - svensk)

Fiverr (köp/sälj något för bara $5)

FrilansOnline (svensk site som verkar lite sömnig..)

PeoplePerHour (internationell och designinriktad)

Digital Point (För dig som driver hemsida)

FreelanceWritingJobs (För frilansförfattare)

Hur gör man om man vill frilansa men inte orkar starta och driva företag med all bokföring och annat administrativt krångel?

Då kan du välja att frilansa via "faktureringsföretag" som sköter all administration för dig för en viss provision, då slipper du starta företag och kan fokusera på ditt frilansande.

Här har du info om företag som du kan fakturera genom

Övriga artiklar som kan vara av intresse:

Krävs kvitto till privatpersoner?

Komplett Guide till Tjänsteförsäljning, bokföring och moms

Bästa gratisprogrammet för att sköta bokföringen som frilansare

Hur mycket får man tjäna på