Hur vet man vilket land fakturan kommer ifrån?

Identifiera avsändarland för faktura. Hur man vet varifrån en faktura kommer? Är det bankkontot man ska gå efter för att avgöra vilket land en faktura anses komma? Hur vet man om fakturan är inom EU eller utanför EU? Är det VAT-nr som styr vilket land avsändaren är ifrån? Är det säljarens företagsadress som styr vilket land fakturan kommer ifrån? Hur avgör man om fakturan för inköpet ska bokföras som inköp inom EU eller import från land utanför EU? Om fakturan skickas från Irland och betalningen ska göras till ett konto i Tyskland men VAT-nr börjar med "EU", hur vet man då vilket land man ska bokföra mot?

Vad styr från vilket land någon fakturerar?

Det är inte alltid helt enkelt att veta varifrån en faktura kommer och hur den ska bokföras. Bolagets adress är i USA, fakturan har blivit skickad från Irland, Bankkontot som man ska betala ligger i Amsterdam och VAT-nr är från Luxemburg - hur ska man veta vilket land fakturan kommer ifrån? Känner du igen problematiken?

Detta händer speciellt för tjänster och i synnerhet för elektroniska tjänster. Nybörjarmisstaget är att anta "follow the money" och gå efter vilket land bankkontot ligger i som man ska betala till - men då blir det fel i moms och bokföringen!

Bankkontot styr aldrig moms eller bokföring. Att betalningen går till ett konto i Amsterdam saknar betydelse för hur du ska hantera moms och bokföring. Det som styr är vilket VAT nr säljaren fakturerar dig ifrån. Saknas ett avsändar-moms-nr (vissa länder saknar momssystem och vissa säljer som privatpersoner/hobbyister) är det företagets/säljarens registrerade adress och det landet som styr var försäljningen kommer ifrån.

Prioritetsordning för att avgöra var fakturan kommer ifrån

VAT nr / momsregistreringsnummer för säljaren
Säljarens registrerade adress

Sverige har EU-VAT nr som börjar med "SE", Österrike har "AT", Finland har "FI" precis som ändelserna på domännamn på internet .se, .at, .fi osv. Du hittar fler prefix för länder här. Du kan alltså avgöra vilket land en faktura anses komma ifrån genom att titta på prefixet (2 första bokstäverna i VAT-numret).

Om det både finns VAT-nr och avsändaradress/bolagsadress på fakturan är det alltså i första hand momsnumret som styr var fakturan kommer ifrån och i andra hand bolagets registrerade adress. Anger säljaren en adress i Dubai och ett VAT nr från ett EU-land eller ett EU-identifikationsnummer är det alltså VAT-nr som slår ut adressen och har högre prioritet.

Tjänster och speciellt internetrelaterade tjänster från moderna digitala företag kan vara ett riktigt gissel, speciellt eftersom säljaren kan sakna tillräcklig kompetens inom moms, bokföring och fakturering. I synnerhet mindre digitala företag som säljer online skapar problem.

USA har dessutom helt andra krav (lägre) på fakturor och vad de ska innehålla. EU-länderna är extremt byråkratiska och detaljerade i sina krav på fakturainnehåll och faktureringsregler. Men utanför EU kan det vara lite si och så och saknas regler. Detta skapar problem för EU-kunder som har krav på sig att ha “giltiga” fakturor i sin bokföring, men EU kan inte styra fakturareglerna för länder utanför EU och dessa regelverk krockar ibland med varandra. Det finns också länder som helt saknar momssystem och då finns inga momsregistreringsnummer att gå på.

Eftersom man bokför lite olika och momsdeklarerar olika om det är inköp inom EU eller import från säljare utanför EU har detta problem en praktisk påverkan på bokföringen.

EU VAT nr

När internationella företag använder EU-VAT nr så innebär det att man valt att registrera sig i ett EU land och kan sedan göra affärer inom hela EU även om man har sitt företag utanför EU. Detta är en typisk setup för t.ex. amerikanska företag men även Dubai. Ett problem är dock att det både är, och inte är, ett giltigt momsregistreringsnummer. Det går inte kontrollera här:

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=sv

Detta gäller bara nationella momsreg. nr. och motsvarigheten till “SE-VAT-nr”, internationella bolag som har EU-VAT nr är giltiga men går ej verifiera.

Det finns speciella regler för företag utanför EU som säljer tjänster till kunder inom EU. Dessa företagsregistreringar kan fakturera kunder inom EU genom att ange ett momsregistreringsnummer som börjar på "EU".

Webbhotellet One.com fakturerar t.ex. via momsregisteringsnumret EU208000020 till privatpersoner inom EU (1:a året sedan fakturerar man från ett danskt DK-nr). Amazon använder EU826010609 fast anger faktureringsadress från USA. Är det inköp inom EU eller import av tjänst utan för EU? Det är inte lätt för småföretagarna att hantera denna djungel av ofta motstridiga regler, praxis och lapptäcken av regler och lagar. Men dessa EU-nummer är egentligen inte riktiga VAT-nr utan bara EU-identifikationsnummer och kan därför ej hittas i VIES-databasen.

Företag som är registrerade utanför EU och som säljer till kunder inom EU kan välja att momsregistrera sig i valfritt EU-land och få ett EU-identifikationsnummer. På detta sätt blir det som om man hade ett företag i EU när man fakturerar från ett EU-VAT nr. Du ska alltså betrakta köpet från säljare utanför EU som ett inköp inom EU -BARA OM dom kan uppge ett sådant EU-nr.

Förvirrad av momshanteringen när du handlar med utlandet?

För att förstå beräknad moms på inköp från utlandet, och dessutom förstå sig på hela kedjan när man gör import av tjänst och vidareförsäljning, behöver man förstå ingående och utgående moms bra först, annars blir det väldigt förvirrande. Denna situation är vanligt förekommande för de som köper och säljer digitala tjänster på marknadsplatser eller plattformar. Känner du att du behöver få bättre kolla på in- och utgående moms läser du här först:

Lär dig Ingående moms

Lär dig Utgående moms

Ett tips är sedan att dela upp problemet istället för att se hela kedjan som en affär.

1 Import - bokför först detta steg klart

Beräknad ingående moms tar ut beräknad utgående moms. Detta görs bara för att momsdeklarationen ska fyllas i rätt och Skatteverket och SCB använder info från dessa beräkningar för att se volymen på import och export etc. Det finns ingen verklig moms, den är bara beräknad eller fiktiv.

2 Beräkna marginal för att gå med vinst

3 Vidareförsäljning - nytt separat bokföringssteg

Här kan det bli lite knepigt att veta om man ska fakturera med eller utan moms beroende på vem kunden är och var den befinner sig. Du kan ladda ner appen Momslathunden här för att hantera dessa situationer enkelt och smidigt.

Momsen i detta steg (3) ska betalas in till Skatteverket om det är svensk moms (försäljning som anses vara omsatt i Sverige). Säljer du en digitala tjänster ska momsen redovisas och betalas i ett separat system (MOSS deklaration). Säljer du till företag utomlands är det ingen moms.

Momsen och momsberäkningarna i steg 1 och 3 har inget att göra med varandra utan är helt skilda från varandra. Det är två olika affärshändelser.