Bokföra intäkt utan underlag från USA

Bokföra inkomst utan faktura. Hur gör man när det saknas fakturor för inbetalningar? Får man bokföra inkomster utan underlag? Vilket konto ska affiliateinkomster från USA bokföras på? Hur bokförs Clickbank-intäkter? Hur bokförs trafikstyrning från Maxbounty? Vad får bokföras utan underlag? Kan man skapa egna bokföringsverifikationer?

"Hej, har en nystartad enskild firma och börjar nu få in betalningar från olika affiliatenätverk i USA (i det här fallet ClickBank och MaxBounty).
Problemet är att till skillnad från t.ex. Adtraction som du skriver om, erbjuder dessa inga former av självfakturor. De sätter in pengar direkt på min bank via wire transfer och jag har inga underlag till verifikatet. Och jag har inga planer på att skapa egna fakturor i efterhand.
Så hur tycker du att jag ska göra för att bokföra dessa inkomster? Räcker det med ett kontoutdrag till verifikatet?"

Internationella intäkter utan underlag

Det där är ett ständigt problem som Skatteverket inte har några bra specifika riktlinjer för. Det är många som brottas med detta nu och det gäller även de som säljer digitala filer via plattformar/marknadsplatser som t.ex. Etsy. Den (ofta amerikanska) plattformen hanterar moms och fakturering mot slutkund och du får bara en utbetalning med mer eller mindre detaljerade underlag. Denna dokumentation finns då vanligtvis tillgänglig genom att logga in på plattformen och skapa rapporter av olika slag. När det gäller Maxbounty så är det faktiskt ett kanadensiskt företag, ej USA-baserat, men problematiken och bokföringen blir identisk. Jag har själv testat Clickbank för länge sedan men gjorde ingen direkt succé med det, delvis för att enda betalningsformen då var checkar där svenska bankens avgift åt upp större delen av USA-checken, men jag känner i alla fall till plattformen.

Skatteverket har dock behandlat problematiken indirekt och mer generellt i ställningstagande och rättslig vägledning om verifikationer utan underlag. Eftersom ingen svensk moms är inblandad så finns inte lika mycket lagkrav, då mycket av kravet på fakturor har att göra med momsen och vad som måste vara med på en faktura då. Speciellt när det gäller möjligheten att få dra av ingående moms för kundföretaget. Eftersom det är intäkter som uppstår utanför EU faller det helt eller delvis utanför regelverken och lagarna. Då faller det tillbaka på generella principer i Bokföringslagen och "god redovisningssed" och andra luddiga formuleringar där man ska ge en så rättvisande bild som möjligt. Generellt ska man kunna visa upp 2 separata källor som verifierar affärshändelsen. T.ex. kontoutdrag från bank och en faktura med samma belopp. Vi har beloppet på banken så vi måste fixa ett till underlag som visar samma belopp. Detta kan vara en försäljningsrapport eller summering av transaktioner per månad i USD som stämmer med det USD-belopp som kommit in på företagskontot. På bankens betalningsbekräftelser för IBAN-inbetalningar och motsvarande kan man se originalbeloppet i USD, omräkningskurs och SEK.

Bokföra internationella klumpsummor

Standardlösningen är att bokföra varje utbetalning som en klumpsumma och ladda ner alla underlag i form av deras fakturor, transaktionsrapporter eller csv-filer eller vad det nu kan vara, och göra en bokning av totalbeloppet som om det var en försäljning till företag i USA. Har man underlag i redigerbara filer (tänkt Excel-filer) ska du skapa en PDF eller t.ex. PNG-bild av underlaget så att det finns ett statiskt underlag arkiverat som inte kan ändras i efterhand. Finns inga underlag alls kan det vara ett problem, men det kanske går att spara ner en transaktionshistorik åtminstone genom att logga in på tjänsterna?

https://support.clickbank.com/hc/en-us/articles/220375767-Transactions-Reporting

Ett alternativ för att få mer detaljerad info om var klicken och försäljningarna kommer ifrån är att använda en extern lösning t.ex. Clickmagic:

Om det inte finns något underlag alls?

Saknas underlag helt får man skapa detta själv, t.ex. genom att göra en egen faktura. Det blir en liknande situation som när ett kvitto kommit bort. Fast då brukar man bokföra på 6992 Övriga externa kostnader (ej avdragsgilla), vilket innebär att du visar högre kostnader i din egen bokföring än vad du gör i redovisningen i deklarationen till Skatteverket. Eller med andra ord: Kostnader utan kvitton bör inte sänka det beskattningsbara resultatet och du får inte dra av någon moms om du inte har ett korrekt underlag.

Här handlar det dock om systematiska intäkter utan underlag, och de måste tas upp till beskattning genom att du själv skapar ett underlag som förklarar det belopp du mottagit på banken.

Ibland brukar jag göra en summeringssida i Excel (alternativt egen samlingsfaktura) och bifoga alla underlag bakom detta till bokföringspärmen. Sedan gör man en bokföringsorder med två rader:

Beskrivning	Konto	Debet	Kredit
Försäljning tjänster utanför EU	3305		1000
Företagskonto	1930	1000

Krav på underlag till affärshändelse enligt Skatteverket

"Vad är en verifikation?

En verifikation innehåller uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en justering i bokföringen (5 kap. 6 och 10 §§ BFL). Verifikationen ska säkerställa att det finns bevis för att affärshändelsen har inträffat och ska dokumentera dess innebörd. Verifikationer ska även finnas för andra bokföringsposter, t.ex. rättelser och bokslutstransaktioner (5 kap. 10 § BFL)."

"Egenupprättade uppgifter om affärshändelser

Om företaget inte har tagit emot några uppgifter om affärshändelsen får företaget själv sammanställa verifikationen."

"En verifikation ska enligt 5 kap. 7 § BFL innehålla uppgifter om

när verifikationen har sammanställts

när affärshändelsen har inträffat

vad affärshändelsen avser

belopp

(vem som är motpart)

verifikationsnummer

övrigt som behövs för att fastställa sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen."

"Utelämna uppgifter om motparten

Det finns en möjlighet att utelämna uppgifter som egentligen ska ingå i en verifikation, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och om ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 8 § BFL).

Bokföringsnämnden har i BFNAR 2013:2 punkt 5.7 med kommentar förtydligat att det är förenat med svårigheter att låta uppgiften om motpart ingå i verifikationen om företaget får betalt direkt i samband med att varan levereras eller tjänsten utförs, och om någon av nedanstående två förutsättningar är uppfyllda:

Kundkretsen är i huvudsak anonym och motparten identifieras normalt inte. Detta kan vara aktuellt vid kontantförsäljning som registreras i ett kassaregister eller vid internethandel."

Rättslig vägledning: Underlag för bokföring av affärshändelser

Läs även:

Bokföring när Bankgirot har slagit ihop flera transaktioner i samma summa

Bokföra klumpsummor från Klarna med kontantmetoden

Bokföra Swish betalningar

Bokföra försäljning i EUR via webbshop

Hur bokför man inköp och försäljning på Fiverr?

Vad är en förenklad faktura?

Vad måste ingå i en verifikation?

Självfakturering av royaltyavgift

Får man bokföra köp av varor och tjänster från privatpersoner?

Bokföringsdatum vs Transaktionsdatum vs Valutadatum?